تعد خطابات التوصية جزءًا أساسياً للحصول على الكثير من الفرص مثل المنح الدراسية والوظائف بل والبرامج الأكاديمية المتقدمة أيضًا.
ولكي تتأكد من حصولك على الاستفادة القصوى من أي خطاب توصية سيكون عليك أن تعرف بعض العناصر التي توصلك للشكل المثالي لتلك الخطابات.
وسنناقش في هذا المقال كل تلك العناصر بدءً من ماهيتها وعناصرها وخطوات الحصول عليها، بجانب بعض النصائح الجانبية التي تعزز من قيمتها واحتمالية قبولها.
ما هي خطابات التوصية
خطابات التوصية (Letters of Recommendation) هي ببساطة عبارة عن وثيقة يتم كتابتها بغرض إثبات أهلية وكفاءة شخص ما للحصول على فرصة معينة، كالالتحاق بكلية أو منحة ما في بعض البلدان أو الحصول على وظيفة أو ترقية في مكان معين، أو حتى لتساعدك في الحصول على بعض الخدمات المالية والسكنية المختلفة.
وتكون تلك الخطابات مقدمة من شخص ذو مكانة مرموقة في القطاع الذي تريد الحصول على هذا الخطاب فيه سواء كانت مكانة أكاديمية أو مهنية أو حتى حكومية.
وتكمن أهمية خطابات التوصية في أنها تزيد من احتمالية حصولك على تلك الفرص مهما كان نوعها، وتجعلك مؤهلًا لها أكثر من غيرك إذا لم تكن شرطًا أساسيًا للتقديم من الأساس.
فهي تساعد الجهة التي أنت مقبل عليها من تقييمك بشكل دقيق وتحديد ما إذا كنت مناسبًا لتلك الفرصة أم لا، حيث في الغالب ما تحتوي على نقاط قوتك وخبراتك ومؤهلاتك وغيرها من العناصر المشابهة التي تعطي صورة واضحة عنك.
خطوات الحصول على خطابات التوصية
تمر عملية الحصول على خطابات التوصية ببعض الخطوات المدروسة لكي تخرج بأفضل خطاب ممكن، وتلك الخطوات هي:
1. تحديد الشخص الذي سيكتب خطاب التوصية
للحصول على أفضل خطاب توصية ممكن من الأفضل أن تختار شخصًا يعرفك جيدًا، وعلى دراية بقدراتك ومهاراتك لكي يتمكن من تقديمك بشكل صحيح.
وبالنسبة لنوعية الاشخاص الذي تُطلب خطابات التوصية منهم، فتلك النقطة ليست مهمة على الإطلاق. حيث في الغالب ما ستجد رتبة أو مسمى هذا الشخص الوظيفي أو الأكاديمي داخل تفاصيل الإعلان ولن تختاره بنفسك.
2. تحضير المعلومات اللازمة
قبل أن تتواصل مع الشخص الذي سيكتب لك خطاب التوصية سيكون عليك أولًا تحضير المعلومات التي ستساعده على كتابتها.
ولا يتم اختيار تلك المعلومات بشكل عشوائي إنما تختارها بحسب متطلبات تلك التوصية وما تريده الجهة الطالبة لها بالضبط.
وأبرز المعلومات والمستندات التي ستحتاج لتحضيرها وارسالها هي:
أ) الإنجازات (الأكاديمية أو المهنية): إذا دخلت في أي نوع من المسابقات أو حصلت على جائزة أو شهادة ما فعليك بالتأكيد أن ترسلها لكاتب الخطاب.
ب) المهارات الشخصية: يوجد الكثير من المهارات التي عليك دمجها مع بياناتك سواء كانت مهارات تقنية أو مهارات ناعمة، وعليك أن تضعها بحذر بحسب الفرصة.
ج) الخبرات السابقة: إذا كانت لك خبرة دراسية أو وظيفية في هذا المجال فستساعد الكاتب بشكل كبير في كتابة خطاب التوصية.
د) السيرة الذاتية: تلخص السيرة الذاتية الكثير من التفاصيل والمهارت الخاصة بك بشكل مختصر، وستكون فكرة جيدة أن تعرضها على كاتب الخطاب أيضًا.
ه) تفاصيل البرنامج أو المنصب: لكي يعرف كاتب خطاب التوصية المسار اللذي سيكتب فيه فمن الأفضل أن ترسل له تفاصيل البرنامج او إعلان التوظيف أو حتى المنصب الذي ستقدم عليه.
م) المواد والتخصصات المميزة: إذا تميزت في مادة معينه في دراستك أو كنت متميزًا في جزء معين في عملك وتمتلك دليل على ذلك فارسله للكاتب هو الآخَر.
ن) المشاريع والأبحاث: إذا كنت تمتلك مشاريع خلال دراستك أو مسيرتك المهنية فاختر أفضلها وارسلها لتكون خير دليل على كفائتك.
و) الأنشطة اللامنهجية: توجد بعض الأنشطة كالعمل التطوعي التي بالرغم من كونها بعيده عن القطاع التوظيفي والتعليمي، إلا أنها تساعد على القبول في هذه الفرص.
ي) التطلعات و الأهداف المستقبلية: تلك العناصر ليست بأهمية النقاط السابقة، ولكنها من الممكن أن تحسن من كتابة خطاب التوصية الخاص بك، وأن تعطي قارئ خطاب التوصية انطباع إيجابي عنك.
3. طلب خطاب التوصية مسبقًا
تلك النقطة ليست ضرورية بشكل كبير ولكنها سوف تحدث فرقًا كبيرًا بينك وبين كاتب خطاب التوصية، وهي ببساطة أن تطلبه منه بشكل مباشر قبل أن تراسله على بريده الإلكتروني.
وهي خطوة مهمة لأنها ستجعله يتذكرك بشكل أفضل من المراسلة، وسيُكون عنك انطباع أفضل أيضًا، كما يعتبرها الكثيرين مظهر من مظاهر التأدب.
ولذلك لن تخسر شيء من فعل ذلك، خصوصًا إذا كان هذا الشخص متوفرًا وتستطيع الوصول له على أرض الواقع.
4. ارسال خطاب رسمي لطلب التوصية
بعد أن تطلب منه بشكل مباشر إذا أمكن مثلما ذكرنا في النقطة السابقة، فسيكون عليك أن ترسل له إيميلًا بصيغه رسمية تقدم فيه هذا الطلب مجددًا.
وهنا سيكون عليك أن تدمج المعلومات اللازمة التي من المفترض أنك حضرتها مسبقًا.
ويجب أن تعطيه الصيغة المطلوبة منك في هذا الخطاب، والتي سنذكر أهم خصائصها في الجزء الخاص بعناصر خطابات التوصية، والأهم من كل ذلك أن ترسل له هذا الطلب مبكرًا لكي تتفادى أي تأخير يحدث من جانبه، ويُنصح أن تطلبه قبلها بشهر مثلًا.
5. المتابعة قبل الموعد المحدد
من الشائع جدًا في خطابات التوصية أن يتأخر الشخص التي تطلب منه هذا الخطاب في الكتابة سواء لكثرة أشغاله أو حتى بسبب النسيان.
فعليك أن تدرك أنك في الغالب لست الوحيد الذي يطلب منه هذا النوع من الطلبات في هذه الفترة، وهو ما يجعل فرصة نسيان طلبك واردة جدًا.
والحل لتلك المشكلة بسيط جدًا، فسيكون عليك فقط تذكيره بعد أسبوع مثلًا من تقديم طلبك، والتأكد من أنه لا زال يتذكره ومن ثم التواصل معه بشكل دوري حتى يقوم بكتابته.
ملحوظة هامة: كتابة خطابات التوصية ليست شيئًا سهلًا، فهي تأخذ الكثير من الوقت والجهد في البحث والكتابة والتدقيق اللغوي ومراعاة متطلبات الجهة المستلمة.
ولذلك فعليك بكل تأكيد أن تقدم شكرك وامتنانك للشخص الذي كتب لك خطاب التوصية سواء عبر الإيميل أو بشكل شخصي إذا أمكن.
عناصر خطابات التوصية
عند طلب خطاب توصية، هناك بعض العناصر الأساسية التي يجب أن تتأكد من تضمينها لضمان قوته وفعاليته. إذا لم توفر الجهة المستلمة التفاصيل المطلوبة، يمكنك اعتماد هذه الخانات كمرجع أساسي:
1. التاريخ: تأكد من أن كاتب الخطاب يضع تاريخ كتابة التوصية. على الرغم من أنها ليست ضرورية دائمًا، إلا أنها قد تكون مفيدة في بعض الحالات.
2. عنوان المستلم: إذا كان خطاب التوصية سيُرسل بشكل تقليدي (ورقي)، تأكد من أن الكاتب يضع عنوان الجهة المستلمة. أما في حال كان الخطاب إلكترونيًا، فغالبًا ما يكون هذا الجزء غير ضروري.
3. اسم المستلم: يجب أن يتضمن الخطاب اسم الشخص أو الجهة التي ستستلم الخطاب. يمكنك إرشاد الكاتب لاستخدام صيغة مثل: “السيد/ة [اسم المستلم] المحترم/ة” أو “إلى لجنة القبول في [اسم المؤسسة].”
4. مقدمة الخطاب:
أ) من المهم أن يقوم كاتب الخطاب بتعريف نفسه بشكل واضح. تأكد من أنه يوضح من هو وما هو منصبه الأكاديمي أو المهني المتعلق بهذا الترشيح، مثل: “أنا الدكتور/الأستاذ [الاسم]، أعمل كـ [المسمى الوظيفي] في [مكان العمل].”
ب) يجب أن يشرح كاتب الخطاب سبب كتابته للتوصية، ويوضح العلاقة التي تربطكما، على سبيل المثال: “أكتب هذا الخطاب لتقديم توصية للسيد/ة [اسمك] للحصول على [الفرصة].”
ج) يجب أيضًا أن يوضح العلاقة بينكما بإيجاز، مثل: “لقد أشرفت على عمل السيد/ة [اسمك] خلال فترة [مدة العمل أو الدراسة] في [المكان].”
5. نقاط التوصية:
أ) تأكد من أن الخطاب يتضمن وصفًا واضحًا لمهاراتك الأساسية. على الكاتب أن يوضح تلك المهارات مثل: “أظهر السيد/ة [اسمك] قدرة عالية على [المهارات].”
ب) يمكن للكاتب الإشارة إلى اهتماماتك ومجالات شغفك المرتبطة بالفرصة مثل: “يمتلك السيد/ة [اسمك] شغفًا بـ [المجالات]، وقد ظهر ذلك من خلال [أمثلة].”
ج) يجب أن يتضمن الخطاب أيضًا أمثلة على إنجازاتك السابقة، مثل: “خلال إشرافي على السيد/ة [اسمك]، قام بـ [اسم المشروع]، والذي أدى إلى [النتيجة].”
د) تأكد من أن الكاتب يذكر صفاتك الشخصية الإيجابية والمميزات التي تجعلك مناسبًا للفرصة، مثل: “يتميز السيد/ة [اسمك] بـ [الصفات الشخصية].”
ه) يجب أن يربط الكاتب بين مهاراتك والفرصة المتاحة، مثل: “أعتقد أن السيد/ة [اسمك] هو/هي المرشح الأنسب لهذه الفرصة بفضل خبرته/ها في [المجال].”
6. المواقف الشخصية: من الجيد أن يذكر الكاتب مواقف حقيقية عايشها معك لتعكس مهاراتك وصفاتك، ولكن من المهم أن تكون هذه الأمثلة مختصرة وواضحة.
7. خاتمة الخطاب: على كاتب الخطاب أن يلخص التوصية في نهاية الرسالة ويعبر عن استعداده لتقديم المزيد من المعلومات إذا لزم الأمر، مع استخدام تحية ختامية مثل: “مع فائق الاحترام.”
8. معلومات الاتصال: تأكد من أن الخطاب يتضمن وسيلة تواصل مع كاتب التوصية، سواء كان بريدًا إلكترونيًا أو رقم هاتف، لتمكين الجهة المستلمة من الحصول على معلومات إضافية إذا احتاجت لذلك.
9. التوقيع: في حالة الخطاب الورقي، يجب أن يتأكد الكاتب من توقيع الخطاب في النهاية لضمان موثوقيته.
اقرأ أيضًا: ما هو الفيديو سي في Video CV
نصائح للحصول على خطاب توصية جيد
توجد بعض النصائح الإضافية التي ستجعل خطاب التوصية الخاص بك أفضل من منافسيك بالتأكيد، وستجعلك تتجنب الكثير من الأخطاء التي يتم ارتكابها في هذا الصدد، وأهم هذه النصائح هي:
1. اطلب الخطاب قبل وقت كاف: في العادة ما يكون الأشخاص الذين يكتبون خطابات التوصية في مناصب عالية ويكونون مشغولون إلى حد كبير، ولذلك حاول أن تطلب الخطاب منهم قبلها بفترة معقولة كشهر مثلًا وأن تذكرهم كل فترة.
2. دقق ما تريد إرفاقه بالضبط: لا ترسل معلومات عشوائية للكاتب بدون أي فلترة لها بل حاول أن ترسل المميزات التي تريده التركيز عليها فقط، ومن الأفضل أيضًا أن ترسل له الإعلان أو وصف الفرصة من المصدر لكي يطلع عليها ويعلم في أي سياق سوف يكتب.
3. اختر الشخص بعناية: على مواصفات الشخص الذي سيكتب لك خطاب التوصية أن تكون متوافقة مع ما تطلبه الجهة التي سيرسل لها الخطاب، وإذا تواقفت تلك المواصفات مع أكثر من شخص فمن الأفضل أن تختار الأقرب إليك بشكل شخصي.
4. تجنب ذكر المعلومات الشخصية غير الضرورية: حاول بقدر الإمكان أن تركز على دمج المعلومات المهمة والمؤثرة، وأن تتجنب ذكر المعلومات الشخصية التي لا أهمية لها أو بمعنى أصح التي ليس لها أي صلة بالفرصة التي تقدم عليها.
5. قم بأبحاثك عن ما تريده الجهة بالضبط: حاول أن تبحث عن المواصفات التي تريدها الجهة التي ستقدم الخطاب لها بالضبط، وأن توظف تلك الاحتياجات بشكل جيد في المعلومات التي ستعطيها لكاتب الخطاب لكي تزيد من احتمالية قبولك.
6. اترك مساحة للكاتب: في الغالب ما سيكون للطرف الذي سيعطيك التوصية خبرة أكثر منك في هذا المجال، ولذلك فيجب عليك أن تترك له بعض المساحة في كتابة الخطاب لعل ذلك يتسبب في قبولك.
7. كن احترافيًا في التواصل: حاول أن تكون احترافيًا قدر الإمكان مع الشخص الذي سيكتب لك خطاب التوصية، وأن ترسل له إيملات بصيغة رسمية سواء في طلب الخطاب أو تذكيره به أو حتى في شكره بعد ذلك لكي تترك انطباعًا إيجابيًا عنده.
الخلاصة
خطابات التوصية تُعد من أهم الأدوات التي يمكن أن تفتح لك أبواب الفرص المتنوعة، سواء كانت دراسية أو وظيفية أو حتى لبرامج أكاديمية متقدمة.
لضمان حصولك على أقوى وأفضل توصية ممكنة، عليك اتباع الخطوات والنصائح التي تناولناها في هذا المقال بعناية. اختيار الشخص المناسب لكتابة التوصية، وتجهيز المعلومات المطلوبة بدقة، وطلب الخطاب بوقت كافٍ، كلها عناصر أساسية تضمن لك خطاب توصية مميز يعكس نقاط قوتك ويبرز مهاراتك بالشكل الأمثل.
لا تنسَ أن خطاب التوصية ليس مجرد ورقة مكتوبة، بل هو وثيقة تثبت قيمتك وكفاءتك للجهة المستلمة. لذا فإن الحرص على تقديم جميع التفاصيل المهمة بشكل واضح ومنظم سيزيد من فرص قبولك وتحقيق أهدافك.
سواء كنت تتقدم للحصول على منحة دراسية، وظيفة جديدة، أو ترقية مهنية، تذكر أن خطاب التوصية قد يكون العنصر الذي يمنحك التفوق على المنافسين.
قم بتطبيق النصائح المقدمة هنا لضمان حصولك على توصية تعزز من فرص قبولك، وتأكد من أنك تستثمر الوقت والجهد في تحضير كافة المتطلبات اللازمة.
وفي النهاية، لا تنسَ أن تكون محترفًا في طلب الخطاب والتواصل مع الشخص الذي سيكتبه، وأن تشكره بعد الحصول عليه. هذا الاحترام والتقدير قد يسهم في تعزيز علاقاتك المهنية والأكاديمية بشكل عام، ويفتح لك المزيد من الأبواب في المستقبل.
