بقلم ندى محمد
أصبح التواصل عن بعد أداة حيوية في هذه الفترة بعد اتجاه الشركات للعمل من المنزل، وخلال جائحة كورونا كانت كل طرق التواصل سواء في العمل أو في الحياة الشخصية عن طريق الإنترنت، وسواء كنت تعمل مع شركة عن بعد أو تعمل بشكل مستقل ستحتاج لمعرفة أهم النصائح التي تساعدك على عمل اجتماع اون لاين ناجح.
هذه النصائح هي التي ستمكنك من الاستفادة من هذه الاجتماعات على أكمل وجه، بدلًا من أن تكون مضيعة كبيرة للوقت تندم بعدها على عدم اتخاذك خطوات تساعدك على الاستفادة منها.
في مقال سابق تناولنا شرح كيفية عمل اجتماع اون لاين من الناحية التقنية، فتناولنا الأدوات والبرامج المطلوبة وكيفية التعامل معها، وتناولنا بعض الأمور التقنية والتنظيمية الأخرى.
أما في هذا المقال فسوف نتناول أهم النصائح والممارسات التي تساعدك في إدارة الاجتماع بشكل فعال.
فإذا كنت تعمل بشكل مستقل وكل تواصلك مع عملائك اون لاين، أو لديك مجموعة من الموظفين الذين تجتمع معهم على فترات منتظمة، أو حتى تقوم باجتماع اون لاين لأول مرة فهذا المقال خصيصًا لك، وملئ بالمعلومات التي ستسهل عليك الخروج بأقصى استفادة من الاجتماع.
الاجتماع الناجح هو الذي يخرج منه جميع الأفراد وقد استفادوا بمستجدات أو معلومات لابد لهم أن يعرفوها، وذلك بدون أن يكون هناك أي مضيعة للوقت.
وقبل أن نبدأ في سرد النصائح لابد أن تعرف أن هذه النصائح جزء منها ستقوم به قبل الاجتماع، وجزء أثناء الاجتماع، وجزء بعد انتهاء الاجتماع.
وكل هذه الأجزاء على نفس القدر من الأهمية، فلا تتخيل أن نصائح ما قبل الاجتماع هي فقط أهم جزء، بالعكس كل جزء يكمل الباقي لتكون قادرًا على تحقيق اجتماع اون لاين ناجح.
لنبدأ في سرد النصائح بشكل مفصل:
1. ضع جدول أعمال Agenda
إذا كنت أنت المسؤول عن الاجتماع فاعلم أن أحد الأجزاء الرئيسة في التحضير للاجتماع هو وضع جدول أعمال، ليساعد جميع الحضور في أن يكونوا على نفس القدر من المعلومات والحفاظ على تركيزهم على الأولويات، وعدم الابتعاد عنها خلال المناقشات.
هذه النصيحة سوف تسهم في تنظيم الاجتماع ومعرفة كل الأفراد بما سيتم فيه، وهي ضرورية جدًا حتى يكون جميع المشاركين على علم بالنقاط التي سوف يتم مناقشتها في الاجتماع، والأهداف التي لابد أن تصلوا إليها بعد طرح هذه النقاط.
عند وضع جدول أعمال لعمل اجتماع اون لاين، تأكد من:
- تحديد أهداف الاجتماع.
- تحديد النقاط/الموضوعات المراد مناقشتها.
- تحديد مدة الاجتماع.
- تحديد المخرج النهائي من الاجتماع، وركز جيدًا على هذه النقطة، حيث أنه في بعض الأحيان يحتاج الفريق لاجتماع آخر للمخرج النهائي أو النتيجة التي يريدون تحقيقها.
- ترك مساحة في جدول الأعمال للإضافات من المشاركين أو الأسئلة في اللحظة الأخيرة.
2. حدد قائد أو مشرف للاجتماع مسبقًا
كلما زاد عدد المشاركين كان من الصعب معرفة الوقت المناسب للتحدث، حيث تتداخل أصوات بعض المشاركين عندما يتحدثون في نفس الوقت، ونضطر لإعادة ما قيل حتى يتسنى للجميع سماعه.
لذا في حال كنت مسؤولًا عن الاجتماع، عين مشرفًا للاجتماع حيث إنه بمثابة ضابط المرور ومانع الفوضى، حيث سيسمح للأشخاص بالتحدث في الوقت المناسب.
لا تعتمد كليًا على خاصية “رفع اليد” التي توفرها برامج الاجتماعات مثل زووم، ولكن يجب أن يكون هناك مشرف لتنظيم كل ما يتعلق بالاجتماع، لذا إذا لم تكن قادرًا على أن تكون القائد ضع شخصًا مناسبًا لهذه المهمة.
يفضل أن يكون المشرف شخص لديه مهارات تواصل عالية، ويستطيع التعامل مع مجموعة من الناس وتنظيمهم.
اقرأ أيضاً: أهم مهارات القيادة التي تحتاجها لتصبح قائد ناجح ومؤثر
3. لا تنتظر حتى الدقائق الأخيرة لدخول الاجتماع
لا يفضل أن تنتظر للحظة الأخيرة، ادخل قبل موعد الاجتماع بعشرة دقائق للتأكد من أن كل شيء يعمل وأن رابط الاجتماع ليس فيه مشكلة.
في بعض الأحيان يضطر مشرف الاجتماع أن يوقف الاجتماع قليلًا لأن شخصًا بعينه لا يستطيع الدخول؛ وهذا بسبب أنه انتظر حتى اللحظة الأخيرة ليفتح الرابط، على الرغم من أنه إذا فتحه قبل الموعد بفترة مناسبة كان سيوفر هذا العناء.
للأسف هذا التصرف يضيع الكثير من وقت الاجتماع، لذا احرص على الحفاظ على وقتك ووقت المشاركين معك.
نصيحة إضافية: تتضمن بعض الاجتماعات تفاصيل مثل رابط لابد من فتحه والاطلاع على ما فيه أو قرائته، جهز نفسك مسبقًا وكن على استعداد ولا تنتظر للحظة الأخيرة أيضًا لمراجعته.
يمكن أن يستفسر مشرف الاجتماع عن نقاط متعلقة بهذه التفاصيل، إذا لم يكن لديك علم بها سيكون من غير الجيد أن يعتقد الأشخاص أنك لا تهتم بالاجتماع.
4. لا تأكل أثناء الاجتماع
في بعض الأحيان يتعامل بعض الأشخاص مع الاجتماع على أنه وقت للتسلية، يأكلون بينما شخص آخر يتكلم. إذا كنت تريد أن تتسم بالاحترافية، فلا تقم بهذا التصرف خصوصًا في حال كان الميكروفون لديك مفتوح دائمًا.
ويُفضل ألا تأكل حتى تستطيع التركيز في كل التفاصيل التي يتكلم عنها المشاركين، والرد على ما يطرحوه من أفكار.
5. تأكد من وجود خلفية مناسبة وراءك
في بعض الاجتماعات سوف تضطر لفتح الكاميرا والتحدث مع المشاركين، في هذه الحالة، لابد أن تكون الخلفية وراءك مناسبة.
على سبيل المثال: لا تجلس ووراءك شيء ملئ بالألوان، ويجب أيضًا أن تكون الخلفية غير مُشتتة للمشاركين معك فلا يصلح أن يكون وراءك خلفية لأشخاص يتحركون، فهذا سوف يجعل المشاركين يركزون مع الأشخاص الذين يتحركون عوضًا عنك.
ملحوظة: تتوفر خلفيات جاهزة على برامج الاجتماعات مثل زووم، في حال كانت خلفية المكان الذي تجلس فيه غير ملائمة للمشاركة مع الحضور.
6. انظر للكاميرا عندما تتكلم
يجعلك النظر للكاميرا أثناء حديثك تبدو محترفًا، كما سيعطي انطباع أنك تولي كل انتباهك للمشاركين، وهذا شيء يدل على احترامك لهم ولحضورهم. لا تنظر على الجانبين أو الخلف عندما تكون الكاميرا مفتوحة.
ملحوظة: إذا كنت ستفتح الكاميرا فلابد من أن يظهر وجهك بالكامل، فلا يصلح أن يظهر من جانب واحد فقط، أو يظهر نصف وجهك، تعامل وكأنك في اجتماع حقيقي.
7. اقض على أي مصدر ضوضاء
ضع في الاعتبار أنه ثمة العديد من الأصوات في الاجتماعات ذات عدد المشاركين الكبير أكثر من تلك التي تحدث في اجتماع شخصي؛ لأن المشاركين عن بُعد ينضمون من أماكن مختلفة – ولكل منهم ميكروفون.
عندما تفتح ميكروفونك وحولك أصوات وعوامل مشتتة أخرى؛ هذا يمكن أن يجعل سماع المتحدث صعب.
لمكافحة ذلك قم بالآتي:
- قبل الاجتماع، ابحث عن بيئة هادئة حيث يمكنك الحد من عوامل التشتيت.
- استخدم سماعات الرأس لتقليل ضوضاء الخلفية ومنع ردود الفعل الصوتية.
- إذا كنت تعمل مع برنامج جديد لإجراء غير مألوف بالنسبة لك، فقم بإجراء اختبار قبل بدء الاجتماع عبر الإنترنت.
- تخلص من أكبر عدد ممكن من مصادر الضوضاء، سواء كانت مروحة بصوت عالٍ بجوار جهازك أو تشغيل التلفاز في الخلفية.
يمكنك الاستعانة ببرامج عزل الضوضاء مثل Krisp، حيث يعطي نتائج رائعة في عزل الأصوات من حولك، فلا يسمع المشاركون أي أصوات مشتتة حولك. يمكن تنزيل التطبيق أو إضافته في متصفح كروم.
وقد جربت هذه البرنامج بشكل شخصي وقد كان ذا فائدة كبيرة لي، فليس بقدورنا في كل الأحوال التنبؤ بأي نشاطات أو ضوضاء سوف تحدث حولنا أو خارج منزلنا.
8. اختبر كل شيء قبل الاجتماع بفترة مناسبة
هل تعلم أن الكثير من المشاركين يحاولون معرفة خصائص برامج الاجتماعات أثناء الاجتماع، وهذا هو أسوأ وقت لمعرفة خصائص تلك البرامج.
نصحيتي لك هنا؛ خذ وقتًا مسبقًا لتتعرف عليه وتأكد من أن كل شيء يعمل، وهذا يشمل: (الميكروفون – السماعة- الكاميرا – الإضاءة، وشبكة الإنترنت بالطبع).
وإذا كنت ستشارك شاشة مع المشاركين في الاجتماع، فجربها. وتأكد من معرفة كيفية بدء مشاركة شاشتك وكيفية إيقافها، إذا كان لديك مقطع فيديو تريد تقديمه، فتأكد من تشغيله بشكل صحيح مسبقًا.
ملحوظة: حتى إذا كنت لن تشارك محتوى على شاشتك، فلا يزال من المفيد التعرف على الخصائص البرنامج أو التطبيق قبل بدء الاجتماع، وهذا يشمل الوظائف الأساسية التي يجب معرفتها مثل كيفية:
- إضافة جهات اتصال.
- الانضمام إلى اجتماع.
- بدء الاجتماع.
- مغادرة أو إنهاء الاجتماع.
- تشغيل الكاميرا وإيقافها.
- كتم الصوت وإعادته مرة أخرى.
- إرسال رسائل للمشاركين.
اقرأ أيضاً: تعلم كيفية زيادة الإنتاجية في العمل والاستفادة من وقتك الثمين
9. أعط أسرتك تنبيهًا
في شهر مارس الماضي، كان روبرت كيلي، الخبير الكوري في مقابلة مع قناة BBC على الهواء مباشرةً، وفي أثناء المقالبلة ظهر أبناءه أمام الكاميرا وظلوا يتحركون وكادوا أن يفسدوا المقابلة، مع ذلك كان هذا مرحًا نوعًا ما.
أي شخص يعمل عن بعد على الأرجح سوف يتفهم موقف روبرت، حيث أن هناك الكثير من الأشياء المفاجئة التي قد تحدث في وقت الاجتماع من أسرتك، أو أطفالك، أو أي أصوات قادمة من الشارع.
ولكن تهيئة المساحة من حولك يمكنها أن تقلل من بعض هذه المفاجآت. ولتجنب هذه المفاجآت قم بالتالي:
سواء كنت تعيش مع أهلك أو تعيش في سكن مع أصدقائك أو أيًا كان، تأكد من أنهم يعرفون متى ستكون في اجتماع. بهذه الطريقة، ستتجنب الإحراج مثل أن: يسيرون خلفك بمظهر غير مناسب، أو يتكلمون بصوت مرتفع في منتصف الاجتماع.
يمكن هذا التنبيه أن يكون تنبيهًا شفهيًا قبل موعد الاجتماع، أو ورقة على باب غرفتك، أو أي وسيلة أخرى تساعدك في توصيل هذه المعلومة لهم.
10. حقق أقصى استفادة من الإضاءة وزاوية الكاميرا
أنت لا تحتاج لإضاءة لا مثيل لها في الاجتماعات التي تحتاج لفتح الكاميرا، على العكس تحتاج إضاءة مناسبة، وكل ما تحتاجه هو معرفة بعض القواعد السحرية لضبط الإضاءة وزوايا الكاميرا.
كيفية تحقيق أقصى استفادة من الإضاءة
1. تجنب الإضاءة الخلفية (حيث يأتي مصدر الضوء من خلفك)، لأن هذا يخلق تأثير صورة ظلية، وسيجعل من الصعب على المشاهدين رؤية وجهك.
2. المكان المثالي لوضع مصدر الإضاءة هو أمامك، لذا يجب أن يكون لديك مصباح في مكان ما خلف جهازك. والأفضل من ذلك إذا كان بإمكانك وضع كرسيك أو تضبط موقعك بحيث تواجه نافذة، أو إذا كانت النافذة على يسارك أو يمينك، فإن الإضاءة الطبيعية من الشمس ستكون خيارًا رائعًا أيضًا.
3. إذا كنت تريد الاحترافية، فيمكنك الاستثمار في مصباح على شكل حلقي (Ring light) – سيكون مألوفًا لك إذا كنت تتابع يوتيوب، حيث أصبح مشهورًا من قِبل مستخدمي YouTube – يسهم هذا النوع من الإضاءة في توزيع الإضاءة على وجهك بشكل لطيف.
كيفية ضبط أفضل زاوية الكاميرا:
1. زاوية الكاميرا التي تكون أسفل وجهك (والتي تحدث عندما تضع جهاز الحاسوب أمامك مباشرة) غير مناسبة، تجنبها قدر الإمكان.
2. إذا قمت بوضع الكاميرا بموضع أعلى من وجهك قليلًا، فإن الزاوية تكون أكثر ملاءمة. يمكنك تحقيق ذلك من خلال وضع جهازك على مجموعة من الكتب.
3. إذا كنت تستخدم كاميرا خارجية، فحاول وضعها بالقرب من شاشة الكمبيوتر قدر الإمكان؛ لكي تبدو كما لو كنت تنظر للمشاركين مباشرةً ولا تنظر في مكان آخر.
ذلك يحدث بشكل متكرر حيث أن المستخدم يضع كاميرا خارجية بعيدة عن الشاشة بحيث تبدو وكأنها مشتتة، ويبدو المستخدم وكأنه لا ينظر إلى المشاركين الآخرين.
تذكر: لا داعي للقلق بشأن مظهرك في مكالمة الفيديو. المفتاح هنا هو التأكد من أن زملائك يمكنهم رؤية وجهك وعينيك بوضوح حتى يشعرون وكأنك في نفس الغرفة حتى لو لم تكونوا واقعيًا معًا.
اقرأ أيضاً: كيفية تكوين فريق عمل ناجح (كيف تختار و تدير فريق العمل)
11. قم بمراجعة سريعة لما تم تناوله في الاجتماع
إذا كنت أنت مشرف الاجتماع، يفضل أن تقوم بمراجعة سريعة لكل النقاط حتى يتذكر الجميع كل شيء، أيضًا عندما يوشك الاجتماع على الانتهاء، تأكد أن الجميع قد فهم كل شيء، وإذا كنت قد وكلتهم بمهام يمكنك أن تطلب من كل شخص تلخيص تلك المهام.
هذا التوضيح الإضافي مفيد بشكل خاص عندما لا تستطيع رؤية تعبيرات الوجه أو لغة الجسد.
ملحوظة: إذا كنت قد انتهيت للتو من اجتماع تفاصيله كثيرة، وتريد مناقشة أمر مهم حدث، غالبًا ما يكون رد فعلنا هو مناقشة ما حدث آخر الاجتماع. قاعدة عامة، انتظر حتى تخرج من الاجتماع لمناقشة أي شيء حدث.
12. شارك ملاحظات الاجتماع مع الجميع
تأكد من كتابة ملاحظات أو تلخيص للاجتماع على ملف في مستندات جوجل أو رسالة بريد إلكتروني، حتى لو تأكدت من أن كل شخص قد فهم كل نقاط الاجتماع وأن الجميع على أرض مشتركة، يجب أن تضع ملاحظات حتى لو نسي أحد المشاركين بعض التفاصيل، يمكن تذكرها من الملاحظات.
تأكد من أن كل من شارك في الاجتماع لديه حق الوصول إليها (Full Access)، تأكد أيضًا من أنها منظمة بالشكل الذي يسهل على من يقرأها فهمها بسهولة.
يمكن أن تكون هذه طريقة رائعة أخرى لخلق فهم مشترك لما تم تحديده، ومن المسؤول عن المهام وما الذي يجب متابعته في المستقبل. وإذا نسى مشرف الاجتماع هذه الخطوة وأنت مشارك عادي يمكنك تذكيره بها.
ختامًا لما سبق:
قدمت لك النصائح التي أظن أن كل شخص يحضر اجتماع اون لاين بحاجة إليها. يمكنك مشاركة هذه النصائح مع زملائك في الاجتماع لكي تتأكد أنكم جميعًا على نفس الطريق.
ستلاحظ أن أغلب النصائح ركزت فيها على المحافظة على وقتك ووقت زملائك المشاركين، ذاك لأن الوقت هو أغلى عملة في وقتنا الحاضر، الوقت لا يمكن استرجاعه.
من خلال تجربة شخصية أكثر ما يندم عليه المستقلون هو اجتماع غير مفيد كان مجرد مضيعة للوقت، لأن ذلك الوقت لربما كان يمكن استغلاله.
طالما تهتم بتنظيم وقتك فأعتقد أنك ستحب هذا المقال: أفضل طرق إدارة الوقت (من تطوير خبراء وباحثين).
والآن أخبرنا ما النصيحة التي كانت مفيدة لك وستتبعها في اجتماعك القادم؟
