أفضل طرق إدارة الوقت (من تطوير خبراء وباحثين)

الوقت هو أغلى عملة تمتلكها، لهذا كل ثانية تنفقها من هذا الوقت يجب أن تذهب في مكانها الصحيح، وهذا ما ستساعدك عليه طرق إدارة الوقت الذي ستتعرف عليها في الدقائق القليلة القادمة.

هناك الكثير من الناس التي تبحث عن أفضل الطرق لإدارة الوقت أياً كان عملها، فلا يهم أن تكون:

• طالب وتريد المذاكرة بكفاءة (وقت أقل – تحصيل أكثر ? – لعب أكثر ️⚽️).
• موظف وتريد أن تنجز مهامك في العمل ولا تضطر أن تكملها في المنزل.
• رائد أعمال أو مدير يبحث عن مساعدة فريق العمل في تنظيم الوقت وزيادة الإنتاجية.
• أم أو أب يرغب في إنجاز المهام المطلوبة منه لقضاء وقت أطول مع العائلة.

أو أي شخص آخر يريد استغلال وقته بطريقة صحيحة، فإن كانت جاداً في هذا الأمر وتريد تغيير حياتك للأفضل، ستجد هنا أفضل 5 طرق لإدارة الوقت والتي طورها الخبراء والمتخصصين.

في هذا الدليل لن تجد نصائح عامة ومعروفة مثل:

• استيقظ مبكراً.
• استغل أوقات المواصلات.
• حدد أهدافك.

وغيرها من المعلومات العامة والتي يعرفها الجميع، ولكنك ستجد أشهر 5 طرق علمية طوّرها خبراء مهتمين بإدارة الوقت وزيادة الإنتاجية وهي:

1. طريقة Pomodoro.
2. طريقة Kanban.
3. طريقة Eat The Frog.
4. طريقة Time Blocking.
5. طريقة To Don’t List.

وفي كل طريقة ستتعرف على:

• شرح بسيط عنها.
• كيفية استخدامها خطوة بخطوة.
• مؤسسها.
• مميزاتها وعيوبها.
• نصائح حتى تُطوع الطريقة لكي تناسب طبيعة عملك.

كل هذا بأسلوب بسيط وعملي مع وضع العديد من الأمثلة حتى تصبح الصورة واضحة بالنسبة لك، فهذه هي عادتنا في موقع الرابحون.

علماً بأن كل الطرق المذكورة في هذا الدليل ستساعدك على:

• ترتيب أولوياتك.
• ازالة مصادر الإلهاء والتشتيت.
• التخلص من الضغوط والتوتر أثناء العمل أو المذاكرة.
• التخطيط الجيد لكل مهمة تقوم بها، وكيف تقوم بتقسيم المهام الكبيرة إلى مهام أصغر.
• مساعدة عقلك على تقبل المهام الكبيرة.
• التخلص من الاحساس بالملل أو النسيان.

دعناً لا نضيع المزيد من الوقت في المقدمة… ونبدأ في ذكر أفضل 5 طريق لإدارة الوقت، والتي تناسب أي شخص مهما كانت طبيعة عمله أو اهتماماته.

1- طريقة Pomodoro

تعتمد هذه الطريقة على تقسيم الوقت الذي تخصصه لعملك إلى عدة جلسات كل جلسة مدتها 25 دقيقة، وبين كل جلسة والأخرى تأخذ 5 دقائق راحة، وبعد كل أربع جلسات تأخذ 20 دقيقة راحة.

كل جلسة يُطلق عليها (pomodoro) وهي تعني بالإيطالية حبة الطماطم، وهو تشبيه لما يقوم به الناس في الأسواق عند انتقاء أفضل الطماطم لاستخدامها في الطبخ.

مؤسس الطريقة:

الباحث ورائد الأعمال Francesco Cirillo الإيطالي، هو صاحب هذه الطريقة في تنظيم الوقت، والتي ذاع صيتها لدرجة أنه قام بتأسيس شركة متخصصة في التدريب ومساعدة الشركات على زيادة الإنتائجة ورفع كفاءة الأداء.

كيف تستخدم هذه الطريقة لتنظيم وقتك:

1. احضر ورقة و قلم، وارسم على الورقة أكبر عدد من الطماطم (أو الدوائر – المربعات) الفارغة.
2. اضبط المؤقت الخاص بك على 25 دقيقة (يمكنك الاستعانة بمؤقت الويندوز أو أي مؤقت أونلاين).
3. ابدأ العمل لمدة الـ 25 دقيقة فقط.
4. بعد الانتهاء قم بعمل علامة صح على واحدة من الطماطم في الورقة.
5. خذ 5 دقائق راحة.
6. كرر الخطوات (3 : 5) حتى تمضي ساعتين (بحيث تكون قضيت 4 جلسات كاملة).
7. خذ 20 دقيقة راحة.
8. كرر الخطوات (2 : 7) على قدر حاجتك.

خصائص طريقة Pomodoro لتنظيم الوقت:

• تساعدك على تقدير الوقت المطلوب لتنفيذ مهمة معينة سواء في الدراسة أو العمل.
• تساعدك على خداع عقلك لأنه سيركز على الـ 25 دقيقة فقط التي عليها قضائها.
• كثرة الراحات تساعدك على إعادة شحن طاقتك ومكافأة عقلك على تحمله.
• تمكنك هذه الطريقة من تتبع وقتك بدقة كبيرة.
• ربما تعيقك هذه الطريقة في الأعمال الإبداعية التي تتطلب فترات طويلة من العمل المستمر.

نصيحتي لك:

ما أنصح به أن تعتمد على هذه الطريقة إن كان لديك شيء كبير عليك القيام به (امتحان – مشروع دراسي – تقرير للعمل) حتى تجبر نفسك على انهائه في أسرع وقت.

كما أنصح أن تُطوع هذا الأسلوب ليناسب طبيعة عملك، فربما تعمل لمدة 45 دقيقة وليس 25، أو حتى تعمل لمدة 15 دقيقة فقط خصوصاً في البدايات، أو إن كنت شخص كسول وتحاول تغيير هذه العادة.

ملحوظة: إذا كنت تستخدم متصفح جوجل كروم، وعملك مرتبط بالكمبيوتر والإنترنت فأنصحك بالاطلاع على المقال بالأسفل، والذي ستجد فيه أدوات رائعة لمساعدتك على تحسين إنتاجيتك وتوفير الكثير من الوقت:

أفضل إضافات جوجل كروم (ستمنحك خواص ومميزات رائعة)

2- طريقة Kanban

هذه الطريقة تعتمد على مراقبة التقدم الذي تحرزه في كل مهمة تقوم بها، وأن تركز على مهمة واحدة في وقت واحد حتى تستغل وقتك بأفضل طريقة ممكنة.

كلمة Kanban هي كلمة يابانية وهي تعني اللوحة البيضاء، فهذا الأسلوب يعتمد على استخدام لوحة بيضاء (board) أو ما يشابهها في تنظيم المهام كما سأعرض لك لاحقاً.

بالمناسبة هذه الطريقة لتنظيم الوقت تعتمد عليها الكثير من تطبيقات تنظيم الوقت مثل تطبيق Trello، والتي يُمكنك استخدامه مجاناً لتطبيق هذا الأسلوب.

مؤسس الطريقة:

هذه الطريقة تم تطويرها عام 1940 بواسطة المهندس Taiichi Ohno، والذي كان يعمل حينها في شركة Toyota اليابانية الشهيرة لصناعة السيارات.

وكان الهدف من تطويره لهذه الطريقة هو مساعدة فرق العمل المختلفة في الشركة على تنظيم الوقت ومراقبة المهام التي يجب القيام بها، مما ساعد في زيادة إنتاج الشركة، وهذا سبب شهرة هذه الطريقة.

كيف تستخدم هذه الطريقة لتنظيم وقتك:

1. احضر ورقة كبيرة بيضاء – أو سبورة بيضاء إن كان لديك واحدة في البيت أو العمل – أو استخدم أداة مثل Trello.
2. احضر بعض أوراق الملاحظات (Sticky Notes) إن كنت تعتمد على السبورة.
3. قسم السبورة أو الورقة إلى عدة أعمدة مثل الصورة التي تراها بالأسفل.
4. اكتب المهام أو الأفكار التي تخطر على بالك في الملاحظات والتي يُفضل أن تكون ملونة.
5. ضع كل المهام في العمود الأول.
6. أي مهمة تعمل عليها انقلها إلى العمود التالي (Doing) وبعد أن تنتهي منها انقلها إلى العمود التالي (Done).
7. كرر الخطوات (4 : 7) مع كل مهمة أو فكرة جديدة.

خصائص طريقة Kanban لتنظيم الوقت:

• تساعدك على مراقبة كل المهام التي عليك القيام بها في فترة محددة.
• يمكنك التعديل على المهام ومراجعتها في أي وقت.
• تساعدك على تقسيم المشاريع أو المهام الكبيرة إلى أجزاء صغيرة يسهل تنفيذها في وقت بسيط.
• قد تستغرق بعض الوقت لتنظيم المهام المطلوبة منك خصوصاً إن كنت موظف.
• هذه الطريقة وحدها لا تمكنك من معرفة الوقت الذي تستغرقه في قضاء كل مهمة صغيرة.

نصيحتي لك:

هذه الطريقة يُفضل أن تستخدمها إن لم تكن مُقيد بوقت محدد، كما يمكنك أن تقوم بتطويعها لتناسب طبيعة مهامك (فأنا مثلاً عندما كنت أستخدم Trello كان لدي 7 أعمدة).

يمكنك أن تدمج هذه الطريقة مع سابقتها، وبالتالي تتمكن من تنظيم وترتيب أفكارك ومعرفة ما عليك القيام به، وأيضاً تراقب الوقت الذي تستغرقه لإنهاء كل مهمة معينة.

وهذا ما أقوم به شخصياً لتنظيم الوقت.

اقرأ أيضاً: تعلم كيفية زيادة الإنتاجية في العمل والاستفادة من وقتك الثمين

3- طريقة Eat The Frog

هذا الأسلوب لإدارة الوقت يعتمد على فكرة ترتيب المهام، وتحديد الأولويات، واستغلال أفضل أوقاتك من حيث الإنتاجية لكي تتخلص من أصعب المهام التي عليك القيام بها كل يوم.

تخيل مثلاً أنك مضطر أن تأكل ضفدع، هل تأكله في بداية الأكل ثم تتناول بعده أي شيء حتى يضيع طعمه من فمك، أو تأكله في النهاية ويبقى طعمه في فمك إلى آخر اليوم.

هذا هو السبب وراء تسمية هذه الطريقة بـ Eat The Frog، فأنت تقوم باختيار أصعب وأثقل مهمة على نفسك لتقوم بتنفيذها في أول اليوم حتى تتخلص منها وترتاح باقي اليوم.

مؤسس الطريقة:

هذه الطريقة تم طرحها من قبل الكاتب والمؤلف الكندي الشهير Brian Tracy والمتخصص في تطوير الذات، والذي قام بنشر أكثر من 70 كتاب في هذا المجال.

أشهر هذه الكتب هو: Eat That Frog!: 21 Great Ways to Stop Procrastinating، والذي يتناول فيه هذه الطريقة لتنظيم الوقت بالتفصيل.

كيف تستخدم هذه الطريقة لتنظيم وقتك:

كل ما عليك هو أن تقسم كل المهام المطلوبة منك من حيث الصعوبة، وتقوم بتنفيذ الأصعب منها في بداية عملك اليومي (الصباح اثناء العمل – أول وقت المذاكرة).

خصائص طريقة Eat The Frog لتنظيم الوقت

• هذه الطريقة تجعلك تشعر بارتياح والانجاز لباقي اليوم.
• تساعدك على تحديد الأولويات بطريقة فعّالة.
• قد تجعلك تشعر بالاحباط أحياناً إن طُلب منك تنفيذ مهمة صعبة أو ثقيلة عليك أثناء اليوم.

نصيحتي لك:

هذه الطريقة تناسب أكثر الموظفين أو الذين يقومون بأي عمل روتيني، و تناسب الطلبة أحياناً خصوصاً في أوقات الإمتحانات وهم مضطرين لمراجعة أجزاء معينة من المناهج والتي ربما لا يحبونها.

العيب في هذه الطريقة أنها تحتاج إلى عزيمة، لأنك ربما تتكاسل عن القيام بهذه المهمة الصعبة في بداية اليوم وتؤجل ما عليك القيام به.

لهذا قرر أنت بنفسك إن كان هذا الأسلوب يناسبك، فالبعض قد يحتاج إلى دفعة في بداية اليوم لهذا يقوم بالبدء بشيء يحبه، والبعض الأخر يعلم أنه يتكاسل عن المهام المعقدة في آخر اليوم، وبالتالي عليه أن يتخلص منها بأسرع وقت.

4- طريقة Time Blocking

هذه الطريقة تعتمد على تخصيص أوقات محددة في اليوم للتركيز على تنفيذ مهام معينة، وعدم الانتباه إلى أي شيء آخر خلال الفترة الزمنية المخصصة لكل مهمة.

فأنت تقوم عمل حجب (Block) لتوقيت معين في يومك للتركيز على مهمة معينة، وهذا هو سبب تسمية هذه الطريقة لتنظيم الوقت بهذا الاسم.

يمكنك اعتبار هذه الطريقة عبارة عن جدول زمني تقوم بإعداده بشكل دوري لتنفيذ ما عليك القيام به، وهي طريقة فعّالة للغاية خصوصاً للقيام بالمهام التي تحتاج إلى فترات طويلة لتنفيذها.

مؤسس الطريقة:

هذه الطريقة ليس لها مؤسس معين، ولكنها أصبحت مشهورة واكتسبت هذا الاسم بسبب رائد الأعمال وأحد أغنى 20 شخص في العالم Elon Musk، والسبب أن Elon Musk مشهور عنه الإنتاجية العالية وحسن تنظيم الوقت.

كيف تستخدم هذه الطريقة لتنظيم وقتك:

يمكنك اعتبار هذه الطريقة عبارة عن جدول زمني تقوم بإعداده بشكل دوري لتنفيذ ما عليك القيام به، وهي طريقة فعّالة للغاية خصوصاً للقيام بالمهام التي تحتاج فترات طويلة.

استخدم أحد الأفكار التالية:

• يمكنك تقسيم ساعات اليوم على حساب المهام التي عليك القيام بها (من الساعة 8 : 10 مذاكرة فيزياء – من الساعة 10 : 11 راحة – من الساعة 1 : 3 مذاكرة  اللغة الفرنسية).
  
• يمكنك توزيع المهام التي تريد القيام بها على مدار الأسبوع أو الشهر، أو حتى السنة إن كنت تخطط لشيء طويل الأجل.
  

أعتقد أن الصورة التالية ستساعدك على استيعاب هذا الاسلوب:

خصائص طريقة Time Blocking لتنظيم الوقت:

• تمكنك من رؤية المهام المطلوبة منك في فترة محددة.
• تساعدك على تحديد أوقات الفراغ بشكل مسبق.
• تساعدك على مقاومة نسيان أي مهمة عليك القيام بها.
• التخطيط الدقيق لك دقيقة في وقتك قد يجعلك تشعر بالضيق أو الاحباط في بعض الأحيان.

نصيحتي لك:

هذه الطريقة تُعد مثالية للأشخاص الذي يقومون بالتعلم أو تنفيذ بعض المهام التي تتكرر بشكل دوري – فمثلاً لو تقوم بتعلم مهارة التصميم أثناء الدراسة أو العمل، يمكنك أن تخصص ساعة كل يوم لهذه المهمة بشكل مسبق.

كما أنها ضرورية لأي شخص محترف (يقوم بالكثير من الاجتماعات – لديه الكثير من المهام التي يجب أن يتم تسليمها في وقت محدد مثل تقارير الأداء)

هذه الطريقة تعتمد على الشخص نفسه، فإن كنت مشغول جداً بسبب عملك أو دراستك فأنصحك أن تعتمد على أداة مثل google Calendar في تنظيم ايامك و استغلال هذه الطريقة في إدارة الوقت.

أما إن كانت لديك بعض الحرية فربما يكون الأفضل بالنسبة لك هو تنظيم المهام نفسها وإنهائها بغض النظر عن الوقت الذي تستغرقه منك – ويُفضل أن تعتمد حينها على طريقة Pomodoro.

اقرأ أيضاً: كيف تطور حياتك المهنية من خلال الإنترنت

5- طريقة To Don’t List

هذه الطريقة الغير تقليدية في تنظيم الوقت الهدف منها هو التخلص من العادات السيئة، أو التوقف عن أي شيء يليهك عن القيام بما عليك من عمل.

الفكرة هو أن تقوم بعمل قائمة بالأشياء التي لا يجب عليك فعلها في وقت معين، وأن تضعها أمامك، ومع الوقت عقلك سيتعود عليها ويقوم بتنفيذ ما فيها.

مؤسس الطريقة:

هذه الطريقة ليس لها شخص معين ورائها أو كان سبباً في شهرتها، فهي تعتمد على فكرة برمجة العقل عن طريق التكرار والتذكير بأمور محددة، مما يساعد على كسر العادات السيئة.

اقرأ أيضاً: كيف تستخدم الفيسبوك بشكل مثمر ومفيد

كيف تستخدم هذه الطريقة لتنظيم وقتك:

قم بعمل قائمة بالأمور التي لا تود القيام بها على النحو التالي:

• لا تتصفح الفيسبوك.
• لا تلعب PubG.
• لا تفتح موقع يوتيوب.
• لا ترد على الايميلات.
• لا ترد على خالد عندما يتصل بك  (خالد هو صديق السوء الذي يلهيك عن الدراسة أو العمل ??).

ثم ضع هذه القائمة في المكان الذي تعمل به (غرفة المذاكرة – مكتبك) بحيث تكون ظاهرة لك وتتمكن من رؤيتها باستمرار.

خصائص طريقة To Don’t List لتنظيم الوقت

• هذه الطريقة مخصصة فقط لازالة أي مصدر من مصادر التشتيت عن العمل.
• هذه الطريقة تساعد المخ على التخلص من الحاجة للقيام ببعض العادات السيئة التي عودته عليها.
• هذه الطريقة تجعلك تراقب نفسك.

نصيحتي لك:

هذه الطريقة عبارة عن أداة مساعدة لتنظيم الوقت، وأنصح أي شخص مهما كانت طبيعة عمله أن يعتمد عليها لمقاومة عاداته السيئة وتحسين حياته العملية.

ولكن تذكر أن تعتمد على الطريق السابقة، فأنت مازلت في حاجة إلى طريقة لتنظيم ما عليك القيام به ?.

هناك الكثير من أساليب وطرق إدارة الوقت الأخرى التي لم أذكرها، هذا لأن أغلبها مستوحى من واحد أو أكثر من الطرق السابقة، لهذا لم أرغب في ذكرها حتى لا أجعلك محتاراً.

كل ما أريده منك الآن أن تفكر جيداً في هذه الطرق، ثم تنظر إلى طبيعة عملك وتحصيلك للمعلومات، وهل أنت تحب الضغط لكي تنجز مهامك أم أنك تفضل أن تستغرق الوقت الذي تريد في تنفيذ المهام بدون ضغوط.

ثم بعد ذلك قم باختيار الطرق التي تناسبك، ومع الوقت قم بتحسين جانب من الجوانب الذي تشعر فيه بالقصور، مثل التخطيط للمهام أو ازالة مصادر التشتيت المختلفة.

وعليك أن تعلم أن تنظيم الوقت عبارة عن عادة تكتسبها مع الوقت والممارسة.

أتمنى لك التوفيق، وأرجو إن نالت طرق إدارة الوقت اعجابك أن تشاركها مع أصدقائك أو زملائك في العمل لعلك تكون سبباً في مساعدة أحدهم وتحسين حياته اليومية.