كيفية إدارة الوقت خطوة بخطوة (مرشد عملي وفعال)

طالما أنك هنا تقرأ هذه السطور الآن فهذا يعني أنك تدرك أهمية الوقت جيداً، وتدرك أيضاً أنك تحتاج إلى إعادة ترتيب أوراقك وتطوير حياتك حتى تحقق أهدافك فيها.

لهذا لن أطيل عليك في المقدمة، كل ما أريدك أن تعلمه أنك ستجد هنا الكثير من المعلومات والاستراتيجيات العلمية والعملية حول كيفية إدارة الوقت بطريقة صحيحة.

كما أنني أعدك أن هذه المعلومات تستحق وقتك الثمين واطلاعك عليها.

أهمية إدارة الوقت

هل تعلم أن تضييع الوقت يعرضك إلى الكثير من المشاعر السلبية، والتي قد تصبح أمراض نفسية مزمنة مثل الاكتئاب والضغط النفسي.

هذا بالإضافة إلى عدم الشعور بالرضا، والذي ينتج عنه مشكلات ومشاحنات اجتماعية سواء في بيئة المنزل أو الدراسة أو العمل، وكل ذلك يمنعك من تحقيق أهدافك وأن تعيش حياتك بالطريقة التي تريد.

لهذا دعنا نتعمق قليلاً في معرفة فوائد إدارة الوقت الحقيقة، ولكن قبل ذلك أريد أن أوضح لك أمراً هاماً عن مفهوم إدارة الوقت والذي بدونه ستواجه الكثير من المتاعب.

الوقت ثابت ولا يتغير، فكل شخص منا لديه 24 ساعة كل يوم، والتي لا يمكننا أن نجعلها تزداد أو تنقص، لهذا لا يمكن أن نتحكم في الوقت نفسه، وكل ما يمكننا فعله هو أن نتحكم فيما نفعله في هذا الوقت.

لهذا إن كنت تريد أن تنظم وقتك وأن تفعل ما تحب عليك أن تؤمن أن الوقت كافي لكل ما تريد أن تفعله، لا تتعلل بالوقت أبداً، فيمكنك أن تذاكر وتلعب وتسافر وتعمل وتفعل كل ما تريد.

ولو وجدت نفسك في مرة تريد أن تفعل شيء ما، ولكنك تعتقد أنك لا تملك وقتاً كافياً فهذا يعني أنك تحتاج إلى إعادة ترتيب أولوياتك وتنظيم وقتك.

هذا هو أهم شيء أريدك أن تخرج به من هذا المقال، الوقت كافي لكل ما تريد القيام به فقط يجب عليك أن تعرف كيف تستغله وكيف ترتب أولوياتك بشكل عملي، وهذا ما سأساعدك عليه لاحقاً خطوة بخطوة إن شاء الله.

لهذا إن كنا نريد تعريف إدارة الوقت يمكننا أن نقول:

• إدارة الوقت هي عبارة عن طريقة لترتيب كل الأنشطة التي تقوم بها يومياً حسب الأولوية، بحيث تعطي وقت أكثر للأنشطة الأكثر أهمية في حياتك من غيرها.
  
• ويمكننا أن نقول أيضاً أن إدارة الوقت هي تقليل الوقت الذي تقضيه في الأنشطة الغير مهمة في حياتك.

وبسبب ذلك فإن كل شخص على سطح الكرة الأرضية يجب أن يتقن مهارة إدارة الوقت حتى يستمتع بحياته، فكما أشرت سابقاً هناك العديد من الفوائد التي تعود علينا من ذلك، دعني ألخصها لك في عدة نقاط.

1- إدارة الوقت تزيل الضغط النفسي

عندما تعرف كيف تدير وقتك وما هي المهام التي عليك القيام بها كل يوم فأنت تزيل عبء كبير من عليك، وبالتالي ستشعر براحة نفسية كبيرة وأنك تتحكم في كل شيء في حياتك.

وكل هذا سيجعلك تتجنب الشعور بالندم و الإحباط، ويجعلك تستمتع بكل ما تقوم به خصوصاً الأنشطة الترفيهية لأنك تعلم أنك أديت ما عليك من واجبات.

2- إدارة الوقت تعطيك وقت أكثر

صحيح أن الوقت نفسه ثابت، ولكن إن أحسنت تنظيم وقتك ستشعر وكأنك تملك وقتاً أطول، فبدلاً من أن تُنهي مهمة معينة في 5 ساعات ستفرغ منها في 3 ساعات فقط.

ستعرف ما الذي يجب أن تقوم به في أول اليوم في ساعات الصباح النشيطة، ستجد نفسك في آخر الشهر أنهيت كل ما عليك بدلاً من أن تضغط نفسك.

وبالتالي ستجد وقت أكثر لكي تستمتع بحياتك:

• ستقضي وقت أطول مع أصدقائك بدون قلق.
• ستجد الكثير من الوقت لتستمتع مع عائلتك.
• ستعمل أكثر في وقت أقل.
• ستأخذ راحة أكثر وبالتالي سيكون من السهل عليك إعادة شحن طاقتك.
• ستجد وقت أطول للتركيز على صحتك وممارسة الرياضة.
• ستجد وقت أكثر للسفر وممارسة أي نوع من الأنشطة الترفيهية.

3- إدارة الوقت تجعلك واثقاً أكثر من نفسك

أي شخص يحسن استغلال وقته يعلم تحديداً الوقت الذي يحتاجه لإنهاء أي مهمة مطلوبة منه، وهذا يجعلك تشعر بالثقة والإنطلاق دون أي مخاوف أو تردد.

فأنت تعلم متى ستنتهي من كل ما عليك، وبالتالي ستكون واثقاً من قراراتك، و هذا سيجعل كل من حولك يثقون بك ويعتمدون عليك.

تخيل أنك تعمل في شركة وكل زملائك في العمل يعتمدون عليك ويثقون بك، ألن تحصل على مكانة أفضل في شركتك؟ ألن تكون فرصك أفضل من غيرك في الحصول على ترقية أو زيادة في مرتبك؟

4- إدارة الوقت تساعدك على الوصول إلى أهدافك دون تسويف

أخبرني ما الذي تفعله وقت الإمتحانات… هل تشعر بالضغط والتوتر وأنك تريد مراجعة كل المنهج الدراسي لأنك لا تتذكر منه شيئاً؟ أم أنك تشعر بالثقة والإطمئنان وأنك أديت ما عليك طوال العام.

تخيل أنك تذاكر كل يوم وتراجع دروسك باستمرار وأيضاً تلعب و تخرج مع أصدقائك وتستمتع بحياتك، أليس هذا أفضل من أن تلعب طوال العام ثم تضطر للمذاكرة شهر الإمتحانات وتشعر بالضغط وقلة الوقت؟

فيا يا ترى في أي الحالتين ستحقق نتائج أفضل؟ 

إدارة الوقت تجعلك تنظم حياتك وتحقق أهدافك وتتغلب على التسويف والمماطلة، وأن تنضم إلى معسكر الناجحين في هذا العالم.

اقرأ أيضاً: أفضل كتب إدارة وتنظيم الوقت وزيادة الإنتاجية

كيف يدير معظم الناس أوقاتهم

للأسف الكثير من الناس في هذا العالم لا يحسنون استغلال الوقت، فهناك الكثير من الإحصائيات والبيانات التي تدلل على ذلك، إليك بعضها.

• في المتوسط كل شخص يتعرض لمصدر من مصادر الإلهاء عن العمل كل 8 دقائق، مما يجعله يخسر تقريباً 3 ساعات من ساعات العمل على أشياء ليس لها أهمية حقيقة.
  
• الأشخاص الذين لا ينظمون بيئة العمل الخاصة بهم يُضيعون تقريباً 1.5 ساعة كل يوم بحثاً عما يريدونه سواء في العمل أو الدراسة.
  
• تقريباً 80% من وقت العمل يُستغل في أنشطة ليست لها أهمية حقيقية ويمكن الاستغناء عنها بسهولة.
  
• تقريباً 40% من الناس يتجاهلون وجبة الإفطار، و 39% يتجاهلون وجبة الغداء بسبب العمل مما يعرضهم إلى الكثير من المشكلات الصحية.
  
• متوسط الناس تحتاج إلى ضعف الوقت الذي يخصصوه لإنهاء مهمة معينة.

ملحوظة: تم جمع هذه الإحصائيات من عدة مصادر ولعل أهمها منصة Clockify العالمية المتخصصة في هذا المجال.

هناك الكثير من الإحصائيات الأخرى التي تثبت أن الكثير من الناس لا يقدرون قيمة الوقت، ونتيجة لذلك فإن أغلبهم يشعرون دوماً بالتعب والإرهاق وأنهم يحتاجون لمزيداً من الوقت لتنفيذ ما عليهم من مهام.

هناك الكثير من العلامات التي تدل على أنك لا تُحسن استغلال وقتك مثل:

• دائماً تشعر بأنك لست نشيطاً ولا تمتلك طاقة للعمل والمذاكرة.
• تشعر دوماً بأنك متردد و لا تعرف ما الذي عليك القيام به في وقت معين.
• لديك الكثير من المهام التي عليك القيام بها في نفس الوقت.
• دائماً تتأخر عن مواعيدك الهامة.
• تنسى القيام بالكثير من الأمور الهامة في حياتك.

هذا بخلاف أعراض الضغط النفسي التي تحدثنا عنها سابقاً، والتي تؤدي إلى الكثير من المشكلات الصحية والاجتماعية التي تهدد استقرار حياتك.

أعتقد أنك الآن أصبحت مدركاً تماماً لماهية إدارة الوقت و كيف أنه لا غنى لك عن هذه المهارة في حياتك، حان الآن معرفة كيف يمكنك تحقيق ذلك بطرق واستراتيجيات عملية.

اقرأ أيضاً: شرح أداة أنا من حسوب لإدارة مشروعك وفريق عملك عن بعد

أهم مهارات إدارة الوقت التي تحتاج إليها

لكي تحسن استغلال وقتك عليك أن تمتلك مجموعة من المهارات البسيطة، والتي بدونها لن تستفيد من أي من الاستراتيجيات والخطوات العملية التي سأخبرك عنها لاحقاً.

لهذا أحببت أن أذكرها لك أولاً حتى تعرف جيداً ما الذي تحتاج إلى فعله، وما هي بعض العادات والقناعات السلبية التي يجب عليك تغييرها في حياتك حتى تستمتع بوقتك.

1- مهارة ترتيب الأولويات

قد يبدو الأمر بسيطاً لك ولكن مهارة ترتيب الأولويات هي واحدة من أهم مهارات إدارة الوقت التي تحتاج إليها لكي تستمتع بحياتك وتحقق أهدافك.

لا يستطيع أحد في هذا الكون أن يحدد لك أولوياتك، أنت فقط من تستطيع، أنت فقط من يعرف ما تريد، ما الذي تحتاجه الآن، ما هو الشيء الذي يستحق وقتك والشيء الذي لا يستحق.

لهذا عليك أن تتأكد من داخلك أن ما تفعله له قيمة، أنك فعلاً تريد أن تفعله، أنك تريد أن تذاكر أو تعمل أو حتى تلعب، يجب أن تحدد ما هي أولوياتك.

والسر في إتقان هذه المهارة هو أن تكون صادقاً مع نفسك، ألا تفعل أي شيء لكي تُرضي من حولك، فقط أفعل ما يجعلك سعيداً أو يجعلك تصل إلى هدفك حتى إن كنت لا تحبه… حينها فقط ستعرف كيف ترتب أولوياتك.

2- مهارة تحديد الأهداف

ما هو الهدف بالنسبة لك، عليك أن تعلم أنه هناك نوعان من الأهداف:

• أهداف عامة (أريد أن أكون غنياً – أريد أن أكون مهندساً – أريد أن أسافر حول العالم).
• أهداف ذكية (أهداف محددة واضحة يمكن قياسها).

الأهداف الذكية (Smart Goals) لها مجموعة من الخصائص:

• يجب أن تكون محددة (Specific Goals): ما الذي تريد تحقيقه وكيف ومتى ولماذا.
• أهداف يمكن قياسها (Measurable Goals): مذاكرة فصل دراسي – الإنتهاء من التصميم – كتابة 100 كلمة.
• أهداف يمكن تحقيقها (Attainable Goals).
• أهداف مناسبة لأهدافك العامة (Relative Goals).
• أهداف مقيدة بوقت محدد (Time-bound Goals): سأنهي هذا التصميم خلال يومين.

إن دققت النظر في هذه الخصائص ستجد أن الحرف الأول من كل كلمة يعطيك كلمة (S – M – A – R – T)، لهذا تم تسمية هذا النوع بالأهداف الذكية.

يجب عليك أن تقسم أهدافك العامة إلى مجموعة من الأهداف الذكية، كل مهمة عليك القيام بها عليك تقسيمها إلى مهمة ذكية بحيث تستطيع تنفيذها بسهولة.

كما يجب أن تكون هذه الأهداف قابلة للتنفيذ، فمثلاً أنت لن تستطيع مذاكرة مادة دراسية كاملة خلال يوم واحد، لهذا عليك أن تكون منطقياً وعقلانياً، وأن تحرص على وضع أهداف تحقق الخمس خصائص السابقة.

وعليك أن تتذكر أن هذه الأهداف ليست لها علاقة بالأحلام والطموحات والأهداف العامة، فاذهب بخيالك وتمنى ما تريد، ولكن لكي تحققه عليك وضع أهداف صغيرة ذكية حتى تتقدم نحو ما تريد خطوة بخطوة.

اقرأ أيضاً: كيفية تحقيق الأهداف (صفات وعادات وخطوات)

3- افهم نفسك جيداً

لكل شخص منا طريقة في العمل والإنتاج، فالبعض يحب العمل والمذاكرة في هدوء وسكينة تامة، والبعض الآخر يحب العمل في بيئة مزدحمة وحوله الكثير من الأصوات والأشخاص الذين يعملون أيضاً.

هناك من يحب العمل بالليل والناس نيام، وهناك من يحب ساعات الصباح الباكر وغيرها من العادات الشخصية، عليك أن تفهم نفسك جيداً وتعمل بما يناسبها حتى تشعر بانسجام مع عملك وتزيد من إنتاجياتك.

4- القدرة على مقاومة الملهيات

واحدة من أهم المهارات المطلوبة لكي تتعلم كيفية إدارة الوقت هي تعلم القدرة على مقاومة المليهات، أن تستطيع أن تترك هاتفك في غرفة أخرى أو مكان آخر أثناء العمل أو المذاكرة.

أن تستطيع أن تقول لا لأصدقائك عندما يدعونك للخروج معهم وأنت تذاكر، فأنت تعلم جيداً أنه لا يمكنك أخذ أي نوع من أنواع الراحات أو تأجيل ما في يديك.

هذه القدرة هي حجر الأساس في تنظيم الوقت، لهذا عليك أن تتحكم في نفسك وأن تدربها جيداً على مقاومة كل أنواع الملهيات، ولاحقاً سأخبرك كيف يمكنك اكتشاف الملهيات، لأننا في بعض الأحيان نظن أننا نعمل في حين أننا نُلهي أنفسنا ونضيع الوقت.

5- لا لتعدد المهام

من الصعب جداً أن تقوم بتنفيذ مهمتين في نفس الوقت، وحتى إن كنت تستطيع ذلك فغالباً سيكون تركيزك مع مهمة معينة دون الأخرى.

لهذا لا ترد على رسائل زملائك في العمل في الوقت الذي تعمل فيه على المشروع الجديد، لا تذاكر أكثر من مادة علمية واحدة في نفس الوقت.

خصص وقت معين لكل مهمة، لا تخدع نفسك وتقول أنه يمكنني تنفيذ أكثر من شيء في وقت واحد، فحتى إن فعلت لن تكون النتيجة بنفس الجودة إن ركزت وقمت بتنفيذ كل مهمة مطلوبة منك على حدة.

6- مهارة توزيع المهام وطلب المساعدة

إن كنت موظف أو رائد أعمال عليك أن تتعلم مهارة توزيع المهام وطلب المساعدة، عليك أن تثق بمن حولك، وأن تطلب منهم أن يساعدوك في تنفيذ ما هو مطلوب منك.

جزء كبير من عدم تنظيم الوقت أنك تريد تنفيذ كل شيء بنفسك وهذا أمر خاطئ تماماً، عليك أن تعطي لمن حولك فرصة لكي يساعدوك، وبهذا ستحقق أهدافك بشكل أسرع.

وإن كنت تشعر بأن من حولك لن يقوموا بتنفيذ المطلوب منهم على أكمل وجه مثلك فهذه مشكلتك أنت، أنت من يحتاج إلى تدريبهم على تنفيذ المهام المطلوبة بالطريقة التي تريد.

هناك الكثير من استراتيجيات تنظيم الوقت العالمية والتي تم تطويرها من قبل متخصصين مثل (Pomodoro Technique – Kanban Method) وغيرها.

بسبب أهمية هذه الاستراتيجيات قمنا بعمل دليل كامل بالصور يشرح كل منها وكيف يمكنك تنفيذها خطوة بخطوة، يمكنك أن تصل له من خلال مقال “أفضل طرق إدارة الوقت وتنظيمه“.

كيفية إدارة الوقت خطوة بخطوة

الآن أصبحت تعرف كل المعلومات الضرورية والمهارات والاستراتيجيات التي يمكنك الإعتماد عليها في إدارة وقتك، حان الآن الوقت لكي نضع كل هذه المعرفة في خطوات عملية تساعدك على تحقيق أهدافك.

1- قم بمراقبة ما تفعله

لكي تبدا في تنظيم وقتك عليك أن تراقب نفسك وتعرف كل الأنشطة التي تقوم بها، وكيف تقوم بها، وما هو الوقت الذي تستغرقه في كل نشاط حتى تتخذ القرارات الصحيحة.

هناك الكثير من الأدوات والتطبيقات التي تساعدك على مراقبة كل ما تفعله على الإنترنت أو على هاتفك، فمثلاً إن عرفت أنك تقضي يومياً 3 ساعات على اليويتوب دون أي حاجة ضرورية ستعرف أنه عليك تقليل ذلك… وهكذا.

يمكنك إيجاد الكثير من هذه التطبيقات من خلال هذا الدليل “أفضل تطبيقات إدارة الوقت” أنصحك بالإطلاع عليه واختيار ما يناسبك.

2- قم بتعديل بيئة العمل الخاصة بك

عليك أن تختار الأماكن التي ستعمل أو تذاكر بها، مثلاً (المكتبة – غرفة نومك – مكتبك – وغيرها)، وأن تتخذ كل الإحتياطات اللازمة لكي تجعل وقت العمل أو المذاكرة وقتاً مميزاً.

فمثلاً تقوم بتعطير غرفتك بعطر معين قبل المذاكرة، أو أن ترتدي رداء محدد للعمل، هذه الأشياء الصغيرة التي تقوم بتعديلها باستمرار قبل العمل ستجعل عقلك يركز أكثر.

وفي كل مرة ستقوم بهذه الأشياء سيقوم عقلك بتحضير نفسه لبذل المجهود، يمكنك تطبيق نفس العادة عند القيام بمهمة معينة.

فمثلاً عندما أريد تصميم تطبيق معين أقوم بإرتداء تيشرت أحبه كثيراً وأقوم بتشغيل ملف صوتي محدد على اللاب توب… حينها أشعر أنني دخلت إلى مود التصميم.

جرب هذه الطريقة ستجد أنك تحقق نتائج رائعة.

3- قم بترتيب أولوياتك وتحديد أهدافك بشكل يومي

لقد تحدثنا سابقاً عن ترتيب الأولويات وكيف تقوم بذلك، فها أنا أذكرك مرة أخرى بضرورة تنفيذ هذه الخطوة كل يوم، فعليك أن تضع لنفسك جدول أعمال.

يجب أن تعرف ما الذي يجب عليك القيام به كل يوم، ونصيحتي لك هي أن تقوم بترتيب كل مهامك مساء كل يوم قبل النوم، وذلك حتى تستيقظ اليوم التالي وأنت تعرف جيداً ما الذي عليك القيام به.

4- اجعل نفسك مسؤولاً

هذه الخطوة هامة للغاية، حاول أن تجعل نفسك مسؤولاً، أخبر أصدقائك أو معلميك أو والديك أو رؤسائك في العمل بما تريد القيام به وحدد لنفسك وقتاً.

بهذا ستجد من يسألك باستمرار عما تقوم به و أين وصلت فيه، وبهذا ستشعر بالمسؤولية وبضرورة تنفيذ ما عليك من مهام حتى لا تفقد ثقة الأشخاص الذين أخبرتهم عن أهدافك.

5- قم بتحليل النتائج

في نهاية كل يوم أو كل اسبوع أنظر إلى كل المهام التي قمت بها كل يوم – هناك الكثير من التطبيقات التي تحتفظ بكل المهام التي حددتها والتي أشرت إليها سابقاً.

واسأل نفسك هل فعلاً حققت ما تريد، هل أنت راضي عن النتائج التي وصلت إليها، ما هو الشيء الذي يمكنك تحسينه أو تطويره حتى تصبح أفضل.

وبهذه الطريقة تضمن أنك تتحسن باستمرار حتى تصل إلى المستوى الذي يُرضي طموحاتك.

هناك الكثير من النصائح التي أريد أن أخبرك بها، وحتى لا نجعل هذا الدليل أطول من ذلك فلقد قمنا بنشر مجموعة من النصائح عن إدارة الوقت بشكل منفصل، والتي كانت تحت عنوان “12 نصيحة هامة لتنظيم الوقت“.

تذكر أن الوقت هو أهم شيء نملكه في هذه الحياة، وبإمكاننا أن نجعله مصدر لسعادتنا أو مصدر لتعبنا وشقائنا، فأنت صاحب الاختيار، وبعد كل المعلومات السابقة عن كيفية إدارة الوقت أعتقد أن ليس لديك أي حجة في أن تجعل الوقت مصدر لسعادتك… ألا تتفق معي؟!