كيف تكتب نموذج خطة عمل Business Plan (دليلك العملي)

بقلم آيات علي
سواء كنت رائد أعمال أو تطمح لتأسيس مشروعك التجاري، أو تعمل ضمن فريق عمل الشركات الكبرى، يجب أن تعلم أنك تحتاج إلى خطة عمل محترفة تمكنك من الدخول في السوق بقوة وتعزز نمو أعمالك به، وتخلق ميزة تنافسية لك.

فأي مشروع ناجح في البداية يكون عبارة عن فكرة يتم وضع خطة عمل Business Plan احترافية لها تساعد في تحويلها إلى واقع ملموس.

فخطة العمل تساعدك في الفهم الشامل لجميع الجوانب المالية والمادية والمعنوية، وتمكنك من إطلاق المشروع بمخاطرة أقل وفاعلية أكبر واستخدام أقل الموارد.

في هذه المقالة سنتناول بالتفصيل ما هي خطة العمل وما هي عناصرها، وكيف تكتب نموذج خطة عمل باحترافية.

ما هي خطة العمل؟

خطة العمل (Business Plan) عبارة عن خارطة طريق لما تقوم به الشركات في الفترة القادمة حتى تصل لأهدافها، فهي تُمثل أداة توجيه وقيادة لكل من يرغب في تأسيس عمله أو البدء في إطلاق منتج أو مشروع جديد في شركته.

 ويُوضح بها جميع الجوانب المحيطة بالشركات سواء داخليًا أو خارجيًا، ويوضح بها أيضًا التالي:

• فكرة المشروع وأهدافه المراد تحقيقها.
• الاستراتيجيات المستخدمة في الوصول.
• الفترة الزمنية التي تغطيها الخطة.
• الوضع الاقتصادي في السوق.
• مدى الاحتياج للتمويل ومصادره.
• نقاط القوة والضعف والفرص والتهديدات المتوقعة.
• وصف المنتج أو الخدمة وفكرته.

وتعتبر الـ Business Plan جزء لا يتجزأ من العمل نفسه، وهي ليس وثيقة أو نموذج جاهز يتم ملئها فقط، بل هي نشاط جاد يجب تركيز الجهود نحوه، والعمل عليه بفاعلية.

لماذا نحتاج إلى خطة عمل قبل البدء في المشروعات؟

هل سألت نفسك من قبل لماذا تحتاج المشروعات والشركات إلى خطة عمل؟

كما ذكرنا من قبل أنها أشبه بخارطة طريق توجهك نحو أهدافك، كما أنها ستمكنك من التعامل مع الفرص والمعوقات التي ستقابلك طوال رحلتك في تحقيق هذه الأهداف.

فالإجابة على هذا السؤال ليست مقتصرة على ذلك فقط، فيوجد العديد من الأسباب التي تجعل الشركات في حاجة دائمة لكتابة نموذج خطة عمل لمشروعاتهم، مثل:

أ) خطة العمل يتم التوضيح من خلالها هيكلة وتطلعات وتصورات البيزنس، والأهداف المرجوة، ويتم من خلالها أيضًا توضيح الأفكار المتاحة وآليات تنفيذها، والإجراءات التي ستتخذ وتساعد في التطوير والتحسين.

ب) تتضمن جميع التفاصيل الخاصة بالمنتجات والخدمات التي يقدمها المشروع وخطط التسعير والتوريد الخاصة بها، واستراتيجيات التسويق والمبيعات المستخدمة.

ج) تعتبر خطة العمل هي شرط أساسي للحصول على تمويل وقروض للمشروعات من البنوك، لأن أصحاب المشروعات يحتاجون لمعلومات تفصيلية عن المشروع ومدى جدواه.

د) خطة العمل سبب رئيسي في زيادة الاستثمارات، فالخطة الناجحة تستقطب المستثمرين لشراء مشروعاتها، أو استثمار أموالهم بالشركة أو شراء جزء من أسهمها، وتزيد من فرص حصولها على مستثمرين يضيفون قيمة لمشروعاتها، أو الاندماج في كيانات كبرى.

هـ) يتوافر بها جميع البيانات المالية الخاصة بالبيزنس من رأس المال، والأصول، والخصوم، والاحتياجات المالية ومصادر التمويل.

و) تعتبر دليل العمل الذي يمكنك الرجوع إليه أنت والقائمين على المشروع، فهي توضح الخطوات التي يجب اتخاذها في السير نحو الهدف، ومعايير قياس الأداء.

ي) تساعد خطة العمل على إطلاق المشروعات بمخاطر أقل وعائد أكبر على الاستثمار، لأنها توفر شرح تفصيلي حول الأموال، الموارد اللازمة للإنتاج، وكيفية توفيرها وطرح المنتجات في الأسواق.

 تأتي هذه الأهمية من نِتاج اندماج وتفاعل بعض العناصر والمكونات الأساسية لهذه الخطة.

عناصر خطة العمل

تتكون خطة العمل من عدة عناصر أساسية، وهي:

العنصر الأول: الملخص التنفيذي

وهو عبارة عن لمحة عامة على الخطة ككل، وسبب وضع الخطة، ويوفر ملخص عن المنتجات والخدمات المقدمة، وعن الأهداف، ويوفر أيضاً نظرة عامة عن السوق، والموارد والتمويل المطلوب، والمميزات التنافسية للعلامة التجارية أو المنتج.

والغرض من إعداد الملخص التنفيذي هو استحضار اهتمام الأشخاص المعنيين، وإعطائهم لمحة سريعة عن مضمون الخطة.

العنصر الثاني: وصف الشركة

العنصر الثاني من مكونات الخطة هو وصف الشركة، حدد ما إذا كانت الشركة فردية أو استثمارية أو تضامن، فهذا العنصر يسلط الضوء على بعض التفاصيل، مثل:

• نوع صناعة الشركة ورؤيتها وأهدافها.
• المنتجات والخدمات التي تقدمها ووصفها بشكل بسيط.
• العملاء المستهدفين وشخصياتهم، واستراتيجيات الوصول إليهم.
• الوضع المالي والقانوني للشركة.
• هيكل الإدارة الخاص بالشركة.

ذلك مع ذكر جميع المعلومات الخاصة باسم الشركة والعنوان وبيانات عن الرؤساء التنفيذيين.

والغرض من وصف الشركة في الخطة هو تقديم نظرة عامة عن الشركة، ومعلومات ثمينة عنها وتوضيح وضعها بصورة واقعية.

العنصر الثالث: وصف بيئة العمل

المقصود به تحليل بيئة العمل أو الشركة والصناعة القائمة، من خلال محورين:

الأول: السوق التجاري التابع إليه

ويتم تحليل السوق التجاري وتقدير حجمه ومعدل نمو الشركات بداخله ومدى إمكانية استيعابه لشركات جديدة أو منتجات أو خدمات جديدة.

بالإضافة إلى دراسة أنواع المتغيرات التي تطرأ عليه، والفرص والتهديدات المتاحة به والاحتياجات الخاصة به.

وتحديد طبيعة الزبائن المستهلكين به ومعالمهم الديموغرافية وأسلوب حياتهم، ومن هم زبائن ذلك السوق سواء شركات أو أفراد أو مؤسسات حكومية.

يجب أيضًا تحديد التغيرات الاجتماعية به والعوامل التكنولوجية به، كما يجب أن تضع في حسبانك العوامل القانونية والسياسية في هذا السوق حتى لا تتفاجأ بحواجز ومعوقات تحول دون دخولك في السوق.

الثاني: تحليل المنافسين

في هذا المحور سيتم تحليل المنافسين المتواجدين بالسوق والذين يقدموا نفس منتجاتك أو منتجات شبيهة بها، وتحديد نقاط قوتهم وضعفهم وحصتها في السوق، واستراتيجيات التسويق لديهم، وحجم التهديد الذي يمثله لك هؤلاء المنافسين وهذا من خلال أبحاث السوق.

في النهاية الغرض من فهمك وتحليلك الجيد للسوق والمنافسين يجعلك قادر على خلق منتج يتماشى مع احتياجات الزبائن والمستهلكين، والاستفادة من تجارب المنافسين وتفادي نقط الضعف والتهديدات التي مروا بها.

العنصر الرابع: وصف المنتجات والخدمات

في هذا العنصر يتم توضيح ما هي المنتجات الخاصة بالشركة، وصفها واستخدامها، وحجم الإنتاج، وتكلفة الإنتاج، والأرباح والمبيعات المتوقع، ويتم شرح كيفية عمل المنتج أو الخدمة والتسعير الخاص بهم.

العنصر الخامس: خطة العمليات (التشغيل)

خطة العمليات هي سلسلة النشاطات التي بنهايتها يكون لدينا مخرجات وهي المنتج أو الخدمة، وهي تشمل:

• جميع التفاصيل الخاصة بكيفية سير العمل والقائمين عليه.
• الأهداف المراد تحقيقها.
• الاستراتيجيات المستخدمة في عمليات البيع والتسويق الموضوعة.
• المزيج التسويقي والذي يتكون من:
  • السعر: استراتيجيات التسعير المختلفة للمنتج.
  • المنتج: الذي يقوم بحل مشكلة عميلك.
  • الترويج: القنوات التسويقية التي تستخدمها في التسويق وتوصيل رسالتك لجمهور.
  • المكان: الذي يتم التسويق والبيع به.
• العوامل المؤثرة في تسويق وبيع المنتجات

ومن خلال خطة المبيعات أيضًا يتم توضيح نقطة التعادل والمقصود بها عدد المبيعات المراد بيعها لتحقيق إيرادات تساوي تكلفة الإنتاج.

أي الحد الأدنى للمبيعات المراد تحقيقه لضمان تحقيق ربح أي واحد يتم بيعها من بعد نقطة التعادل الموضوعة يتم تحقيق أرباح بعدها.

واحرص كل الحرص على جعل خطة العمليات خطة ديناميكية تبرز جميع خطوات الشركة تجاه تحقيق أهدافها.

العنصر السادس: التوقعات المالية (الخطة المالية)

عنصر التوقعات المالية من أكثر العناصر أو الأجزاء االهامة في خطة العمل يوضح المتطلبات المالية للمشروع، مثل:

الأصول والخصوم المتاحة، والتكاليف المتكبدة من تكاليف الإنتاج والتوريد وغيرها، ونفقات التطوير، والمصروفات المتوقعة، وهامش الربح المتوقع والإيرادات ومصادر التمويل المتاحة والتدفقات النقدية.

بالإضافة معدل دوران رأس المال والخصوم، ويمكن توضيح كل ذلك من خلال وضع الميزانية المبدئية للمشروع في الخطة.

العنصر السابع: فريق العمل

نموذج الخطة يجب أن يوضح به فريق العمل القائم على العمل ومهام كل عضو في الفريق والمؤسسين والمدراء.

وتوضيح هل سيتم الاستعانة بعمالة خارجية أو فري لانسر للقيام ببعض المهام، وما هي المهام التي يقومون بها، وما هي الاحتياجات والمهارات التي يحتاجها فريقك، ذلك بالإضافة إلى:

• الساعات التشغيلية للشركة.
• عدد الموظفين ورواتبهم المتوقعة.
• المكافآت والحوافز المتوقعة.

العنصر الثامن: المرفقات

ويتضمن هذا الجزء جميع الوثائق والمعلومات الإضافية التي تدعم الخطة مثل عقود الشراكة والاستئجار والتصاريح والسجلات التجارية والحسابات البنكية وجميع النماذج والوثائق التي تدعم موقفك.

القدرة على فهم تلك العناصر ومحتوياتها والعلاقة بينهم يساعدك في خلق نموذج خطة فعالة ومميزة عن غيرها وتساعد على تحقيق فكرة بفاعلية وبكل تفوق.

كيف تكتب نموذج خطة عمل خطوة بخطوة

في البداية يجب توضيح بعض النقاط الهامة عن الخطة، وهي:

من الشائع أن جميع الشركات والعلامات التجارية ليسوا سواء في إعداد نموذج خطة العمل، وأن النموذج يكون غير متشابه في مكوناته.

فكل عمل تجاري له متطلباته لذا يختلف النموذج والمكونات من شركة لأخرى، فبعض الشركات مثلًا تدمج الخطة التسويقية والمبيعات ضمن خطة العمليات والبعض يجعلها عنصر منفصل.

ومن الجدير بالذكر أن بعض الشركات تقوم بإعداد نموذج الخطة بشكل يدوي، حسب احتياجات مكونات الخطة التي تعدها، والبعض الآخر يستعين بالنماذج الجاهزة أو البرامج التي تساعد الشركات في كتابتها، فكل شركة لها خليطها الخاص من تلك العناصر، وأسلوبها الذي تحقق به ما تطمح إليه.

كما أن المدة الزمنية لكل خطة تختلف حسب مدة المشروع، فالبعض يحتاج لإعداد خطة عمل لمدة 6 شهور والبعض الآخر لمدة سنة، وقد تمتد الفترة الزمنية التي تغطيها لمدة 5 سنوات، وتوضح خلالها جميع العمليات والأهداف التي تسعى إليها فهي فترة محددة.

كما أن لخطة العمل دور أساسي في تأسيس ونجاح أي بيزنس، لهذا يجب أن تحصل هذه الخطة على اهتمام عميق من فريق العمل أثناء إعدادها.

أضف إلى معلوماتك أن وضع الخطة تحتاج لمجهود من الفريق ككل وليس فرد أو شخص واحد يكون مسؤول عنها فالجميع يشاركون بوضعها، ويجلسون على طاولة العصف الذهني ليكونوا على دراية كاملة بخطط العمل والأهداف والمسؤوليات ومؤمنين بنجاحها.

وبعد أن أصبح لديك المعلومات الكافية عما هي الخطة وأهميتها للمشروعات، والعناصر التي تتكون منها، أصبحت قادرًا على إعدادها بكل سهولة.

فكل ما تحتاجه إليه الآن هو:

1. كتابة الملخص التنفيذي: ابدأ بكتابة الملخص وشرح جميع التفاصيل والأهداف بشكل موجز.

2. قم بوصف الشركة والعمل: حاول وصف بيئة عملك بشكل مميز حتى تزيد من فرص نجاح شركتك في أن تكون مكان جاذب للاستثمار والأهداف التي تسعى إليها.

3. قم بوصف منتجاتك وخدماتك بالتفصيل: وخصائصها والجمهور المستهدف، وما تحتاجه من مواد لإنتاجها وخطط تسعيرها واستراتيجية إطلاقها بالسوق.

4. قم بتحليل الأسواق والمنافسين: ففي هذه الجزئية قم بالتفكير والإجابة على بعض الأسئلة التالية:

• ما هو عدد المنافسين وحجم كيانهم ودرجة تقاربهم؟
• ما هي مصادر قوتهم وضعفهم؟
• ما رد فعلهم المتوقع أمام دخولك كمنافس؟
• ما هي احتمالية وجود فرص دخول منافسين أخرى في السوق؟

المعرفة الكاملة بهذه الإجابات ستحدد بشكل مبدئي موقعك الاستراتيجي الذي سوف تكون به في السوق.

5. قم بوضع الخطة العمليات: التي سيتم تنفيذها خلال الفترة الزمنية وتوضيح تفاصيل خطة التسويق والمبيعات.

بالإضافة لهذا قم بوضع سيناريوهات تجيب على الأسئلة التالية:

• ماذا لو ارتفعت أسعار المواد الأولية؟
• ماذا لو تعطلت الآلات بالمصنع؟
• ترك الشركة أحد مدراءها؟
• ارتفعت الرسوم وأسعار مواد الطاقة؟
• حدوث مشاكل في البلدان المجاورة؟
• عدم توافر موارد الإنتاج، ولا موردين؟

الإجابة تعطي حلول الأزمات المتوقعة ووضع خطط واستراتيجيات للتعامل معها وإدارتها وينعدم عنصر المفاجأة خلال تنفيذ خطة العمليات.

اقرأ أيضًا: كيف تكتب خطة تسويقية احترافية خطوة بخطوة

6. وضع التحليلات المالية: قم بتوضيح جميع المعلومات الخاصة بالمبالغ المالية المتمثلة في رأس المال والتكاليف والإيرادات وحجم التمويل المطلوب ومصدره.

قم بالإجابة على هذه الأسئلة:

• متى يجب شراء المواد الأولية وتكلفتها؟
• كم تحتاج من الوقت لجذب العملاء؟
• ما هي تكلفة جذب العملاء واستبقائهم (تكلفة عمليات التسويق)؟
• حجم الاستثمار المالي لشراء الأصول؟

الغرض من التحليل المالي للمشروع، هو معرفة جدواه ماليًا واحتياجاته المالية، ومعرفة التدفقات التي يحتاجها للتوسع.

ملحوظة: المسؤول عن إعداد هذا الجزء من الخطة هو المدير المالي بالتعاون مع رؤساء الأقسام.

7. فريق العمل: يجب أن توضح في هذه الجزئية، المهارات التي يحتاجها عملك، والتي يجب أن يتمتع بها فريق العمل (من مهارات شخصية وتقنية)، ويتم توزيع الأدوار لكل عضو في الفريق وتحدد الأشخاص المسؤولين عن كل مهمة.

8. إرفاق الملحقات المطلوبة: والتي تحتاج إليها عند عرض الخطة على الأشخاص المعنيين والتي ستدعم وضعك المالي والمعنوي.

9. استخدم القوالب والنماذج الجاهزة: وقم بمراجعتها جيدًا إملائيا وماليًا أكثر من مرة قبل تقديمها.

اقرأ أيضاً: كيفية تحديد مقر المشروع (7 عوامل لتقرر بذكاء)

بعض النصائح التي ستساعدك في إعداد خطة عمل احترافية

• يجب أن تكون الخطة واقعية، وقابلة للتطبيق وغير مبنية على افتراضات وتوقعات غير مدروسة.
• يجب أن تكون واضحة وبعيدة عن التعقيدات حتى يسهل فهمها.
• يجب أن يكون للمنتج أو الخدمة الخاصة بالخطة الموضوعة مميزات ومواصفات فريدة حتى تساعد في طرحه في الأسواق.
• يجب اختبارها ومناقشة جميع تفاصيلها قبل العمل عليها من قبل الخبراء المختصين.
• قبل البدء يجب التأكد من توافر جميع المعلومات المالية والإنتاجية والوظيفية التي تحتاجها لإعدادها.
• عمل مسودة مبدئية قبل البدء في تقديمها للجهات المعنية يساعدك في كتابة أي تغيرات وتطورات طارئة على المشروع.
• احرص على أن تعد خطة ذات مظهر احترافي تتضمن في البداية افتتاحية وجدول للمحتويات الداخلية، بعد صفحة الموجز التنفيذي، يحتوي هذا الجدول على أجزاء الخطة ووضع أرقام الصفحات، ويتواجد على الغلاف على اسم المنشأة وعنوانها وسنة التأسيس.
• حاول ألا تتجاوز الخطة الـ 30 صفحة، وركز في كتابتها على نوعية وجدوى المعلومات وليس كميتها.
• تجنب الأخطاء الإملائية، وراجع الأرقام المالية بدقة، كن دقيق ومختصر في المعلومات مع الوضوح والمصداقية في كل أجزاء ال Business Plan.
• بإمكانك استخدام أدوات مثل Canva لمساعدتك على إعداد خطة العمل خاصتك.

الخلاصة

نموذج خطة العمل يعتبر أمرًا أساسيًا لنمو الشركات، فهو يعطيك مشهد مصور عن وضع شركتك أو مشروعك في المستقبل من عدة زوايا سواء المالية أو التسويقية وغيرها.

كما يوضح لك أين أنت الآن، وأين ستكون بعد مدة زمنية معينة، وما الهدف من هذه الرحلة وما الطرق التي تسلكها للوصول لهدفك، ويمثل صورة موسعة ورؤية مستقبلية لمشروعك.

في هذا المقال قدمنا لك كل ما تحتاج لمعرفته من أجل أن تكتب خطة العمل الخاصة بك بنفسك، نتمنى أن يكون المقال قد أعجبك ونرحب بأي استفسار أو سؤال تضعه في خانة التعليقات بالأسفل.