كيفية تكوين فريق عمل ناجح (كيف تختار و تدير فريق العمل)

بقلم زينب فراج
عندما تبدأ مشروع فإن الخطوة الأولى التي ستقوم بها هي اختبار فريق العمل، هذا الفريق سيكون مسئول بشكل كبير عن نجاح أو فشل مشروعك، ولذا تكوين فريق عمل ناجح هو خطوة مهمة جداً، وعليك إعطاءها الوقت والمجهود الكافي.

إن الجمع بين المهارات المهنية والشخصية المختلفة يمكن أن يقلل من الجهد الذي يبذله كل موظف، وبالتالي يمكن دمج قوة كل شخص بشكل أفضل في المشروع، و من خلال التفاعل المستمر والتبادل المنتظم داخل المجموعة يتم خلق المزيد من الأفكار وزيادة إبداع الفريق بأكمله.

بجانب هذه الفوائد للعمل الجماعي يمكن أن يكون العمل في فريق أمراً صعباً بالنسبة للبعض، على سبيل المثال قد يستغرق الاتصال الجماعي وقتاً طويلاً للغاية خاصة إذا كانت المجموعة كبيرة جداً، أو كان الفريق غير متجانس فقد تؤثر القيم والتوقعات والسلوكيات المختلفة على سير العمل العمل بشكل سلبي.

إذا فكيف يمكنك تكوين فريق عمل ناجح من البداية لتجنب الخلافات المحتملة و الخلافات الشخصية أثناء العمل، ولزيادة الإنتاجية؟ و كيف تدير فريق العمل؟ وما هي المهارات التي يجب أن تتوفر في كل قائد؟ هذا ما تتناوله في هذا المقال.

كيفية تكوين فرق عمل على أساس صحيح

قبل أن تُشرع في تكوين فريق عمل لمشروعك يجب أن تقوم بمجموعة من الخطوات بما في ذلك تحديد الأهداف والمهام المنوطة بكل شخص، ثم اختيار أعضاء الفريق بناء على مجموعة من المهارات والمواصفات المهنية والشخصية كالتالي:

1. اختر فريق عمل يتمتع بمهارات اتصال جيدة

إن الموظف الذي ستقوم باختياره لن يعمل بمفرده، إنما سيقوم بعمله ضمن فريق وربما يتعامل مع جمهور خارجي، لذا فإن توافر مهارات اتصال جيده بالموظف أمر غاية في الأهمية.

فيجب أن تتوفر لدى الموظف مهارات اتصال وتواصل فعالة، مثل مهارة الحديث والاستماع والإقناع وما إلى ذلك.

2. ابحث عن أعضاء منظمين وملتزمين ويتمتعون بالانضباط الذاتي

من المهارات التي يجب أن توفرها في فريق عملك هو أن يكون لديهم مهارات تنظيمية جيدة وانضباط ذاتي، يجب أن يكون موظفك منظم ليؤدي مهامه بنظام دون أن التأثير بشكل سلبي على العمل.

لكي ينمو مشروعك وينجح فأنت بحاجة لأشخاص لديهم استعداد للالتزام بالعمل بما في ذلك المخاطر والنكسات والخوف والملل والمشاعر والمواقف السلبية الأخرى التي تأتي نتيجة العمل الجاد.

الشخص الملتزم يمكنه العمل تحت الضغط ولا يتخلى عن شركته عند المرور بأي أزمة.

3. ابحث عن مدير مشروع استثنائي

هذه النقطة تعود إليك، فأنت من يحدد هل أنت من سيدير مشروعه بنفسه أم أنك ستبحث عن مدير؟ والحقيقة هناك مجموعة من الأسئلة التي يجب أن تجيب عليها منها:

هل يمكنك أن تقود فريق عملك بالقدوة؟
هل أنت قائد حقيقي ورحيم وصبور؟
هل لديك ما يقود فريقك للنجاح؟
هل سيعمل مشروعك بشكل أفضل مع مدير مشروع آخر؟
هل عليك اكتساب معارف ومهارات معينة لتحقيق النتائج المتوقعة؟

تذكر أن إدارة مشروع وقيادة فريق عمل ليست بالتجربة السهلة، ولذا عليك أن تتأكد من امتلاكك مهارات القيادة اللازمة لنجاح فريق عملك.

4. قم بتوظيف الشخص المناسب في المكان المناسب

يجب أن تكون موضوعياً بنسبة 100% عند اختيار فريق عملك، يجب أن تبتعد عن الاستثناءات والواسطة والمحسوبية والعواطف، فكر فقط في تعيين الشخص الأنسب للفريق والوظيفة، وأن تتوافق خبرته ومهارته مع المتطلبات والتوقعات التي يفترضها الدور الوظيفي.

أيضاً عليك أن تبحث جيداً حول المرشح للوظيفة قبل منحه اياها، فسيوفر البحث المناسب عن الأشخاص الكثير من المتاعب التي قد تواجهها على طول الطريق، لأن تعيين أعضاء الفريق الذين لا يتناسبون مع الدور الوظيفي والفريق سيضيع أموالك ووقتك وطاقتك، ويمكن أن تنتهي العلاقات بينكما إلى صراع.

قبل تعيين أي شخص تأكد من البحث عنه ووجوده عبر الإنترنت، والذي يتضمن وسائل التواصل الاجتماعي وجوجل ، ثم عليك الاتصال بالشخص وإجراء مقابلة لتحليل الشخص بأسلوب أفضل.

كما يمكنك عمل اختبار صغير للشخص من خلال تكليفه بمهمة صغيرة لمعرفة كيفية أدائه في المستقبل.

5. ابحث عن الأشخاص المؤثرين والمبادرين

يجب أن يتكون فريقك من بعض الأشخاص الذين لديهم علاقات مهنية مع مختلف المؤسسات أو الأفراد والعملاء، اختر أشخاص مؤثرين ومنفتحين على المحيط.

أيضاً عندما تعتمد على أشخاص مبادرين في فريق عملك سيعمل مشروعك بشكل أكثر سلاسة وأسرع مما تتوقع، الشخص الذي يتمتع بروح المبادة سيقدم لك المشكلة مع الحل، سيجيد التصرف بسرعة وذكاء لحل المشكلات ولتطوير العمل.

6. انصت لكلمات مرشحك

أثناء حديثك مع المرشح هل تنصت إليه حقا؟ هل تهتم ما يريد قوله؟ أم أنك فقط تأمل في سماع الأشياء التي تريد سماعها؟ ننصحك بالاستماع الجيد لمرشحك أثناء المقابلة وتقييم المناقشة التي أجريتها.

عندما تستمع للمرشح للوظيفة وتحاول فهم ما يريد قوله، فهذا سيمنحك فكرة ممتازة عن الموظف وتطلعاته، ومدى ثقته بنفسه، وما يمكنه تقديمه لمؤسستك.

7. اعط الأولوية للمعرفة والمهارات وليس للشهادات

أصبح الاتجاه الحالي للشركات العالمية هو اختيار فريق العمل وفقاً لمهاراته وليس وفقاً للشهادة التي حصل عليها، فأصبح المعيار في اختيار فريق العمل هو ما الذي يستطيع فعله وكيف يفعله وبأي جوده، وليس ما هي الشهادة التي حصل عليها ومن أي جامعة أو ما هي الدورات التدريبية؟

عندما تعتمد على الشهادات فقط أنت تخاطر بتوظيف أعضاء غير مهرة وعديمي الخبرة في المشروع، وهو ما يؤدي إلى تدمير خططك.

يجب أن يكون المرشح قادر على أن يكون منتجاً من خلال عرض مهاراته ومعرفته، وليس مجرد ورقة تثبت أنه أنهى كلية معية أو دورة تدريبية.

8. ابحث عن فريق عمل يتمتع بالمرونة ولديه نظرة مبعدية

في بعض الأحيان يحتاج الفريق إلى تجربة أفكار أو أدوات جديدة أو اتخاذ اتجاهات جديدة من أجل النجاح، لهذا السبب من المفيد تكوين فريق عمل أعضاءه يتأقلمون مع الظروف المتغيرة باستمرار، يمكن للأفراد الذين يقاومون التغيير أن يشلوا حركة الفريق ويمنعوه من التقدم.

الموظف المرن يكون لديه قابلية للتغيير واستخدام سيناريوهات بديلة لتحقيق الهدف الخاص بالشركة.

أيضاً من العوامل المهمة عند تكوين فريق عمل هو الرغبة في القيام باستثمارات شخصية دون توقع نجاح فوري، منذ البداية هناك هدف يريد الفريق تحقيقه على المدى الطويل، ويجب أن يأخذ الربح الفردي المقعد الخلفي لتحقيق الهدف المشترك.

9. قم بتكوين فريق عمل يمكنه تبادل الثقة ومواجهة التحديات

من أجل العمل معاً بشكل منتج، يجب أن يثق أعضاء الفريق في كفاءة واجتهاد أعضاء الفريق الآخرين، توفر الثقة بين أعضاء الفريق الكثير من الوقت، ومن المهم أيضاً أن يثق كل عضو من أعضاء الفريق بنفسه.

يجب أن يكون لدى أعضاء الفريق الاهتمام بهدف المشروع أكثر من اهتمامهم بالمكانة الشخصية، وأن يكون لديهم القدرة والرغبة في مواجهة التحديات الجديدة والمساهمة بشيء ذي صلة.

اعتمد على النقاط السابقة عند القيام بمهمة تكوين فريق عمل، وسوف تحصل على فريق عمل ممتاز وسيحقق لك ما تريد، والآن دعونا ننتقل لنقطة أخرى مهمة في موضوعنا وهي:

إجراء المقابلة واختيار الفريق

بعد تحديد المعايير والنقاط المهمة التي ستعتمد عليها في تكوين فريق العمل، هنا تأتي خطوة اجراء المقابلات الشخصية، والقيام باختيار فريق العمل بشكل فعلي، وفي هذه المرحلة عليك يتوجب عليك الآتي:

1. تحديد احتياجات المشروع

قبل أن تبدأ في تشكيل فريقك تحتاج إلى تحديد المهارات والصفات التي تعتبر حاسمة لمشروعك، يتيح لك تحديد أهداف المشروع وطبيعة كل مهمة العثور على المرشحين المناسبين للقيام بها.

2. التقييم والمقابلة

بمجرد أن تعرف المهارات الأساسية التي يحتاجها مشروعك يمكنك البحث عن المرشحين المحتملين، يمكنك البحث داخل شبكتك أو مطالبة زملائك بالإحالات أو استخدام منصات التوظيف.

إذا كنت تختار فريق للعمل عن بعد يمكنك عمل مقابلة من خلال تطبيق ZOOM أو Skype.

يحتاج أعضاء الفريق إلى فهم الأهداف التي يتعين عليهم تحقيقها والأدوار التي سيلعبونها، ومن الضروري أن توضح مسئولياتهم وطبيعة المشروع وتوقعاتك.

3. اتبع حدسك ولكن ليس بالكامل

وفقاً لكتاب”المشاعر الغريزية ذكاء اللاوعي” فإن الانتباه للمشاعر أثناء عملية التوظيف ليس دائماً مفيد أو عادل، تساعد مشاعرك الغريزية الدماغ على معالجة المعلومات بسرعة، ولكنها قد تؤدي أيضاً إلى ضعف الأحكام، وعند اختيار فريقك من الحكمة الجمع بين المنطق وشعورك الغريزي.

لكن هذا لا يعني الاغفال التام لحدسك

هذه الاستراتيجيات قد تساعدك لمعرفة أن هذا الشخص مناسب لفريقك أم لا:

تحدث إلى أصحاب العمل السابقين أو أعضاء الفريق السابقين.
قم باجراء أنشطة محاكاة الوظيفة.

يجب أن يولي مدير المشروع أهمية كبيرة للمهارات المهنية والمهارات الشخصية معاً.

كيف تدير فريق العمل؟

إن إدارة فريق عمل ليست بالأمر السهل، ويختلف كل شخص في أسلوب إدارته عن الآخر، فكيف تدير فريق العمل؟

1. ضع خطة

يدين القادة لفريقهم بالإجابة على نفس السؤال الذي يطرحه الأطفال الصغار غالباً على والديهم قبل الانطلاق في رحلة طويلة: إلى أين نحن ذاهبون؟ وكيف سنصل إلى هناك؟ بمعني آخر ما هو الهدف وكيف سنقيس التقدم على طول الطريق؟

قد يبدو الأمر سهلاً، لكن تبدأ المشكلة عندما يبدأ القادة في سرد خمس أو سبع أو عشر أولويات، فكما يقول المؤلف Jim Collins إذا كانت لديك 7 أولويات فليس لديك أياً منهما “

إن تحديد الأولويات وكيفية قياسها هي أهم وظيفة لقائد الفريق، لأن معظم العمل الذي سيقوم به الجميع هو نابع من هذه الأهداف.

2. شارك رؤيتك

عندما تقوم باختيار فريق العمل فإن الخطوة الأولى التي يجب أن تتخذها هي مشاركة أعضاء الفريق رؤيتك الخاصة بالعمل.

فعندما تشارك رؤيتك مع فريق عملك، فإنك تدعوه لمشاركتك رحلتك، إن مشاركة رؤيتك تخلق الملكية، والملكية تخلق أخلاقيات عمل رائعة للموظف.

3. فهم مهارات الموظف

من أجل سير عملك بشكل طبيعي تحتاج إلى فهم المهارة المحددة لكل موظف، يقوم العديد من أصحاب العمل بتعيين موظفين جدد ثم عدم التحدث معهم لمدة خمسة أسابيع هذه مبالغة.

فمن أجل فهم مهارات كل عضو من أعضاء الفريق أنت بحاجة لقضاء بعض الوقت معه، والتعرف على ما يحبه وما يكرهه سيخبرونك بالمجالات التي يحتاجون العمل فيها و مواطن تميزهم… قد يتجاوز الموظف توقعاتك.

4. حافظ على اتصال فعال داخل شركتك

سيخبرك أي رجل أعمال أن الاتصال يمكن أن يؤدي إلى نجاح أو انهيار شركتك، فعندما يفهم موظفوك الوظيفة وما هو المطلوب منهم فهذا هو النجاح الحقيقي.

ومن مهامك الأساسية كقائد عمل التأكد من أن الاتصال يسير بسلالة داخل العمل كل يوم، وأن هيكل القيادة الخاص بك تم وضعه في مكانه، وأن المشرفين لديك يساعدونك في توجيه أصحاب العمل.

احرص على أن يكون الاتصال الداخلي الخاص بشركتك ثنائي الاتجاه، الأمر متروك لك لتحدد مدى جودة تواصل موظفيك، لكن عليك التأكد من أن الأدوات والأنظمة الأساسية التي تستخدمها الشركة تفي بمعايير الاتصال الخاصة بك.

تعد المنصات المتخصصة مثل منصة Intraboom أمثلة مثالية لكونها تخلق فرصاً للتواصل ومشاركة المهام والملفات والنشرات المهمة مع موظفيك.

اجعل موظفيك معتادون على التواصل معك ومع زملائهم على أساس يومي في العمل، اطلب من المشرفين إعداد اجتماعات اسبوعية مع فرقهم لإبلاغك بالعمليات اليومية ونشرات المهام.

ضع في اعتبارك أيضاً الاجتماعات نصف الأسبوعية التي تعقدها مع الفريق بأكمله، ستؤدي الاجتماعات مع جميع الحاضرين إلى إبقاء التواصل في مقدمة أولويات شركتك.

5. ضع توقعات واضحة

عندما يفهم فريق العمل وظيفتهم وما هو المتوقع منهم، فإن ذلك يمثل طريقاً سلساً للنجاح في عملك، إنها ممارسة جيدة أن تضع أهدافاً يومية أو أسبوعية داخل شركتك، تتيح لموظفيك على تحقيق تلك الأهداف وتلبية توقعاتك.

من الممارسات الجيدة أيضاً السماح لموظفيك بتحديد أهدافهم الخاصة لهذا الأسبوع، فالسماح بذلك يجعلهم أكثر انتاجية. يمكنك كذلك وضع نظام مكافأة داخل شركتك هذا يحفز موظفيك ويجعلهم أكثر إنتاجية.

6. اجعل موظفيك يشعرون بالاستقلالية

أكثر الموظفين تحفيزاً وإنتاجية في العمل هم الموظفون الذين يشعرون بالاستقلالية. يمكنك تحقيق ذلك من خلال الابتعاد بمجرد توضيح مسئولياتهم مع التأكيد على أنك متاح متى احتاجوا إليك.

لا تتحكم في كل صغيرة وكبيرة عند تنفيذ موظفيك لمهامهم هذا يقيد إبداعهم، ويجعل جميع أفراد الفريق يعملون بعقل واحد هو عقلك أنت، وهذا يعني أن عملك خسر الكثير من الإبداع.

إذا سألت عدداً كافياً من كبار المسؤولين التنفيذيين عن أسلوب قيادتهم، فمن المحتمل أن تسمع عدد كبير منهم يقول “أنا أوظف أفضل الأشخاص وابتعد عن طريقهم”.

7. اعترف بالعمل الجيد

لا تكن أحد هؤلاء الرؤساء الذين يقدمون تعليقاتهم فقط عندما يكون لديهم ما ينتقدوه، عندما تقوم بتزويد موظفيك بتعليقات إيجابية ستساعدهم على بناء ثقتهم وتشجيعهم على المشاركة بشكل أكبر في المستقبل، لذلك من الضروري أن تقر بإنجازاتهم والجهود التي يبذلونها شجع إبداع موظفيك.

8. كن حقيقياً

لا يتوقع فريقك أن تكون إنساناً خارقاً، لذلك إذا كنت تشعر بالضغط وتحتاج إلى يد المساعدة فلا تخف من الاعتراف بذلك وإذا اخطأت فاعترف.

اظهر الجانب الإنساني لك واسمح لموظفيك التعرف عليك بشكل أفضل، سيشعر فريقك بمزيد من الاسترخاء والراحة في الاقتراب منك.

هذا بالطبع لا يتعارض مع كونك حساماً، فيحتاج القائد الجيد إلى أن يكون قادراً على تأكيد سلطته واتخاذ قرارات مهمة للفريق، لا توجد مساحة للضعف في الدور القيادي.

9. إدارة الصراع

لا توجد بيئة خالية من الصراعات تماماً، عندما يكون هناك تعارض في مكان عملك لا ينبغي تجاهله، سيؤدي غض الطرف إلى جو سلبي، وهو ما يؤثر على إنتاجية الموظفين.

لذا عندما تظهر مشكلة ما بمكان عملك تعامل معها على الفور وقم بمعالجتها.

10. امتلك مهارات القيادة اللازمة لإداة فريق العمل خاصتك

فيما يلي أربع مهارات قيادية مهمة يجب على المديرين التركيز عليها:

1. النزاهة: أنت تضع المعيار لفريقك، عندما يرى أعضاء فريقك أنك تفعل الأشياء لصحيحة للأسباب الصحيحة بغض النظر عمن يشاهدك سيحذون حذوك.

2. التواصل: عندما تتواصل مع فريقك بشكل جيد وتقدم ملاحظاتك سيشعر فريقك بالدعم والتحفيز، يمكن أن تتنوع وسائل هذا الاتصال بما في ذلك البريد الاليكتروني والرسائل النصية.

3. إدارة الوقت: اعمل بكفاءة واحترم وقت أعضاء فريقك.

4. القدرة على التكيف: من خلال التكيف مع التغييرات يمكن لفريقك تعديل أهافهم وخططهم، لا تخف من التغيير وكن مستعداً لهم دائماً.

إدارة الفريق مهارة يجب أن تمارس إذا كنت ترغب في التحسن، قم بتحديد الأشخاص الذين تعتبرهم قادة جيدين وما الذي يميزهم؟

سواء كان الشخص مدير في شركة أو شخصية في فيلم، فكر في كيفية قيامة بما يفعله، انظر إلى الفرق الرياضية ونجومها ومدربيها، أقرأ كتب عن ريادة الأعمال.

استوعب أكبر قدر ممكن من المعلومات واستخدم هذه الأمثلة لمعرفة ما يتناسب مع أسلوب إدارتك الشخصي، قد يستغرق الأمر وقتاً للتحسن، لكن الطريقة المناسبة لذلك هي الممارسة.

وختاماً: قدمنا لكم في هذا المقال كيفية تكوين فريق عمل، كيف تختار فريق العمل؟ وكيف تدير فريق عمل؟ وما هي أهم المهارات اللازمة للقائد.