بقلم ندى محمد
يا إلهي لدى الكثير من المهام التي لم أنجزها وقد مرت ساعات العمل؟
سؤال يسأله الكثير منا لنفسه باستغراب شديد ممزوج بخيبة أمل، كيف أن هذا الوقت قد ضاع مني بدون أن أنجز أهم المهام التي طلبها مني مديري أو أهم الأعمال على قائمة To-do list؟
وقد يكون هذا الوضع كارثي بشكل أكبر، عندما نجد أنفسنا على هذه الحال لأيام طويلة، مما يؤدي لتفاقم الوضع وأحيانًا غضب المدير.
ومع العديد من الملهيات من حولنا؛ نصبح كمن يصارع نفسه لأداء المهام والوصول لمستوى مرضٍ من الإنتاجية.
سواء كنت تعمل في مهنة أو وظيفة، أو كنت تدرس شيء ما، أو كنت تعمل على مشروعك الخاص؛ سيكون من المهم أن تعرف كيفية زيادة الإنتاجية في العمل، وكيف تستفيد من وقتك بأكبر قدر ممكن بدون ندم بحلول نهاية اليوم.
لا تظن أن من وصلوا لمراحل عالية من الإنتاجية هم أبطال خارقون، لا على العكس هم أناس عاديون، ولكنهم لم يستسلموا لذلك الوضع وأصروا على تغيير حياتهم.
في هذا المقال سأتناول معك أهم النصائح والاستراتيجيات التي تجيب عن السؤال الشائع الذي نسأله جميعنا؛ “كيفية أزيد من إنتاجيتي في العمل حتى لا يطردني مديري؟” وأيضاً سأضع لك مجموعة من الأدوات المهمة التي ستساعدك على ذلك.
كيفية زيادة الإنتاجية في العمل (9 استراتيجيات فعالة)
1. فرغ كل ما في داخل عقلك
مع العديد من الأفكار في رأسك، والمهام التي تتلقاها من مديرك، وما تخطط للقيام به لتنفيذ هذه المهام، بالإضافة لما تفكر فيه بخصوص حياتك الشخصية يصبح عقلك ملئ بالأفكار الكثيرة المشوشة التي تحتاج لترتيب وتنظيم.
وما يزيد الأمر صعوبةً، هو أن بعض الأشخاص مصابون بمتلازمة نقص الانتباه وفرط النشاط (ADHD)، وفي حالة هؤلاء الأشخاص تتدفق الكثير من الأفكار برؤوسهم، وقد تؤدي لصرف انتباههم عما يفعلونه.
الحل في هذه الحالة هو تفريغ عقلك، تفريغ كل الأفكار التي تدور في رأسك حتى لا تلاحق عقلك طوال وقت العمل، يمكن أن تقوم بكتابة هذه الأفكار في ورق أو مستند على جهاز الحاسوب، أو تطبيق للملاحظات مثل Google Keep.
2. تجنب تعدد المهام Multi-tasking
قد تكون سمعت عن هذا المصطلح من قبل في بيئة العمل أو من قِبل الخبراء. في تعدد المهام يقوم الشخص بالتبديل بين المهام، يقوم بإنجاز جزء من مهمة دون إكمالها ثم يتركها وينتقل لمهمة أخرى بعدها، وهكذا يقفز بين المهام.
هناك فئة من الناس تعتقد أن تعدد المهام هو نقطة قوة لهم، ولكن في الحقيقة ضرر تعدد المهام أكبر من نفعه، تعدد المهام يسبب قصور في الإنتاجية، حيث تتواجد بكامل تركيزك في مهمة معينة وفجأة تتركها وينقطع حبل أفكارك. بدلًا من ذلك ركز على مُهمة واحدة وأعطها الوقت المناسب ثم انتقل لأخرى.
تجنب تعدد المهام سيوفر عليك الوقت الذي يذهب هباءًا في التنقل بين المهام، واستعادة التركيز في كل واحدة منها.
أنا أعلم أن كثير من القراء يعانون من هذه المشكلة، ولا يجدون حل وخاصةً الذين يعملون بشكل رقمي، في الحقيقة هناك تطبيق بسيط يسهم في مكافحة هذه المشكلة.
هذا التطبيق باسم Forrest، يمنحك هذا التطبيق 25 دقيقة لإتمام مهمة معينة ويحجب باقي المهام، على سبيل المثال: لديك 4 نوافذ على متصفح كروم، نافذة منها تعمل فيها على مهمة ما، فيقوم التطبيق بترك هذه النافذة ويحجب باقي النوافذ.
عند إتمامك لــ 25 دقيقة من العمل يبني لك التطبيق شجرة (افتراضية)، ولكن يتم زراعتها في الحقيقة حيث أن هذا جزء من ممارسات الشركة للحفاظ على البيئة، ويمكنك متابعة نمو الشجرة.
عندما تهم بالدخول للنوافذ الأخرى يخبرك التطبيق أن الشجرة لن تنمو، يلعب التطبيق على جزء داخل علم النفس السلوكي أن الإنسان لا يحب الخسارة خصوصًا عندما يرى شيء ينمو أو يكبر أمام عينيه.
قم بضبط إضافة Forest: stay focused, be present على متصفح جوجل كروم الخاص بك، وذلك لكي تتمكن من استخدام الأداة على جهاز الكمبيوتر الخاص بك.
الجدير بالذكر أن هناك الكثير من خصائص ومميزات جوجل كروم التي تساعدك على زيادة الإنتاجية وتوفير الوقت، ومنها إضافات جوجل كروم الرائعة التي تمكنك من اختصار الكثير من الوقت وتنفيذ الكثير من المهام بكل سهولة.
3. اخلق بيئة خالية من المشتتات
لا يمكن لأي شخص أن يُنكر حجم المشتتات في حياتنا، فقد أصبحت حياتنا شاشات في العمل وشاشات في المنزل، إشعارات الهاتف مثل تعليقات وقصص وسائل التواصل الاجتماعي (التي أعتبرها لصوص لوقتنا إذا لم ننتبه لحجم تصفحنا لها)، تحديثات البريد الإلكتروني، دخول وخروج أي شخص في حال كنت تعمل في المكتب وزملاؤك من الموظفين.
وهنا يأتي السؤال عن كيفية زيادة الإنتاجية في بيئة العمل ومكافحة كل المُلهيات؟
- قم بإيقاف إشعارات الهاتف أثناء وقت العمل.
- إذا أمكن أن تعمل في غرفة مغلقة سيكون هذا خيار صائب.
- إذا كان تركيزك يزيد مع القليل من الموسيقى الهادئة، فلا بأس بتشغيلها لفترة قليلة حتى تصل لأعلى نقطة تركيز.
- يمكن أن تبدأ يومك بمدة قليلة لممارسة التأمل في مكتبك قبل البدء بمهامك.
تذكر: يمكنك تحديد وقت بعد انتهاء فترة العمل لمراجعة البريد الإلكتروني والرد على الرسائل التي تحتاج لرد، أو يمكنك تقسيم ذلك الوقت عن طريق تفقد جزء من البريد في الصباح وجزء بعد انتهاء العمل.
قد تسألني: لقد قمت بالفعل بتحسين بيئة العمل لكن زملائي هم العائق الوحيد الآن، فماذا أفعل؟
ضع من الآن نظام جديد لنفسك، أنك لن تتواصل معهم إلا في وقت محدد مثلًا في فترات الاستراحة أو بعد الظهر، بعض الزملاء قد لا يعجبهم هذا النظام وهذه الصرامة، ولكن أنت تفعل كل هذا لمصلحتك.
مهما كانوا رافضين سيتأقلمون على الوضع بعد فترة قد تطول أو تقصر. قد يسخر البعض منك بسبب هذا القرار، ولكن لا تلتفت فقط ضع نفسك وزيادة إنتاجيتك في العمل في المقام الأول قبل كل شيء.
4. نظم أولوياتك
لديك مهام كثيرة متنوعة، وتتطلب منك مجهود متفاوت؟ ومن منا ليس كذلك. تنظيم الأولويات هو الحل والاستراتيجية الناجحة التي تسهم في كيفية زيادة الإنتاجية في العمل، والتي أثبتت صحتها لسنوات طويلة مع قادة العالم من كل مكان.
كيف أنظم أولوياتي ومهامي في العمل؟
تحتاج أولًا أن تدرك أن المهام مختلفة في المجهود التي تحتاجه، في وقت التسليم، ومدى أهميتها لك. وهنا يمكنك أن تستعين بمصفوفة الأولويات لآيزنهاور والتي تنقسم كالتالي:
| عاجل ومهم | مهم وغير عاجل |
| عاجل وغير مهم | غير مهم وغير عاجل |
وإليك شرح لكل نوع من المهام:
1. عاجل ومهم: هي مهمة لابد من القيام بها في الحال، ولا تستدعي تأجيلها على سبيل المثال مهمة طلبها منك رئيسك في العمل، ولابد أن تُسلمها بعد ساعة.
2. مهم وغير عاجل: هي مهمة لابد من القيام بها اليوم أو الأيام القادمة على سبيل المثال، ولكن ليس الآن، وسيكون من الأفضل أن تقوم بجدولتها لوقت مناسب، أو عندما تصبح خالي الذهن لها.
3. عاجل وغير مهم: هي مهمة لابد أن تتم الآن ولكنها غير مهمة، بالتالي من الأفضل أن تقوم بتفويضها لشخص. على سبيل المثال: يقوم بعض المدراء بتفويض هذا النوع من المهام لأفراد الفريق حتى يتعلموا القيام بها أو يتعلموا مهارة معينة.
4. غير مهم وغير عاجل: وهي مهمة يمكنك أن تتخلص منها لعدم أهميتها، حيث أن ما يجب أن تلتفت له هو المهام المهمة، أو بمعنى آخر المهام التي قد تتضرر من عدم القيام بها.
اقرأ أيضاً: 11 طريقة فعالة للموازنة بين حياتك العملية وحياتك الشخصية
5. خذ استراحة على فترات منتظمة
يرتكب الكثير من الموظفين خطأ فادح، وهو استمرارهم للعمل لفترات طويلة دون أخذ استراحة لإراحة عقولهم، مع أن الأبحاث قد أثبتت أن فترات الراحة تزيد الإنتاجية.
الجلوس لساعات طويلة على كرسيك وأمام مكتبك يقلل من حالة النشاط والتركيز، عليك أخذ فترة استراحة قصيرة وممارسة المشي قليلًا، تناول مشروبك المفضل أو أي مشروب يساعد على النشاط.
أيضًا أخذ استراحة على فترات منتظمة يُقلل من حالات إجهاد القرار، التي تكون ناجمة عن كثرة التفكير والتركيز في العمل لمدة طويلة، وهذا قد يسبب اتخاذك للكثير من الأخطاء المبنية على القرارات الخاطئة التي اتخذتها في خضم فترة العمل.
6. حدد وقت تقديري لكل مهمة
لقد سمعت شكوى من الكثير من أصدقائي وزملائي في العمل، تفيد بأنهم قد يستغرقون فترة العمل اليومية في إنجاز مهمة واحدة فقط، على الرغم من أن هذه المهمة لم تحتاج لكل هذا الوقت.
ذلك يحدث بسبب عدم وضع قيود زمنية لكل مهمة، فيحدث التالي: تبدأ في المهمة ومن ثم تنشغل بالحديث مع زملائك، ومن ثم تعود للمهمة مرة أخرى لمدة قصيرة ثم تأخذ استراحة قليلة.
بعد ذلك تقول سوف أتفقد بريدي الإلكتروني بشكل سريع، ولكن ما يحدث أنك تغرق في بحر الرسائل الإلكترونية والرد عليها، وتسحب نفسك للعديد من المشتتات حتى موعد انتهاء العمل.
في تلك الحالة أنت تحتاج لوضع مدة زمينة لكل مهمة، لقد جربت هذه الاستراتيجية وقد كانت فعالة معي. عندما ترغم نفسك على وقت معين ستجد أنك تلتزم به، وأن عقلك وجه كل تركيزه في إنهاء المهمة قبل الموعد.
تعامل مع الوقت الزمني على أنه الوعاء والمهمة هي السائل، السائل يتخذ شكل الوعاء بالتالي المهمة ستستغرق الوقت الذي حددته لها تمامًا.
تخيل عندما يُطلب منك عرض تقديمي وأمامك شهر، وعرض تقديمي آخر ولكن أمامك أربعة أيام، هنا ستجد نفسك قد استغرقت المدة في كل منهما.
قانون باركنسون يقول: إن حجم العمل يتسع ليملأ أي وقت متوفر لإنجازه، لذا قل لنفسك ماهي الأمور التي يجب أن لا أقوم بها أثناء وقت المهام.
نظرًا لأن كثيرًا من الأمور غير الضرورية وبلا فائدة، قد تقوم بها خلال وقت المهمة، ولذلك هناك الكثير من الفوائد التي تأتي من التوقف عن عمل أشياء غير مفيدة أثناء الوقت الذي حددته لإنهاء المهام.
مثلًا هناك بعض الرسائل التي تحتاج رد منك، ضع 30-45 دقيقة للرد عليها فقط، وحاول أن تلتزم بهذا الوقت، قد يكون شاقًا في البداية لكن مع الوقت ستجد نفسك أنك تحسن استخدام المدة التقديرية لمهامك.
ملحوظة: بالتأكيد قد تزيد مهمة عن وقت معين حددته لها مسبقًا، ولكن في أغلب الأحيان ستجد أن وقت المهام أصبح أقل من ذي قبل، ولعلك فهمت أن هذه هي فائدة وضع المواعيد النهائية Deadlines حيث أن كثير من الناس لن تنجز المهام.
اقرأ أيضاً: نصائح لتنظيم الوقت (شغل أقل و لعب أكثر)
7. انجز أصعب مهامك في قمة نشاطك
التخلص من المهام الصعبة أولًا هو ممارسة ذكية؛ نحن في بداية اليوم نكون مثل بطارية الهاتف الممتلئة، مع الوقت تقل هذه البطارية كلما استهلكنا أنفسنا في أنشطة، حتى نصل للحظة التي تنفذ فيها طاقتنا.
بالتالي ترك المهام الصعبة لنهاية اليوم سيضطرنا لإنجازها في الوقت الذي تكون فيها طاقتنا منخفضةً للغاية، وهذه الفترة تتطلب نشاطات أو مهام بسيطة لا تحتاج تركيز وانتباه كاملين.
ملحوظة: لا تقم بإنجاز المهام الصعبة واحدة تلو الأخرى، لأن هذا سيقلل نشاطك، ولن تستطيع متابعة اليوم. بدلًا من ذلك قم بإنجاز مهمة صعبة أو تحتاج تركيز وبعدها مهمة بسيطة حتى تسترجع نشاطك وتركيزك مرة أخرى، وبالتأكيد خذ فترة استراحة كما قلنا.
8. قم بعمل لوحة مهام من الورق اللاصق (Sticky Notes)
إذا كنت تنسى مهامك باستمرار مما يقلل من إنتاجيتك في العمل، فهناك حل بسيط، أحد الخبراء في جامعة ستانفورد يقترح أن تضع لوحة مهام أمام مكتبك وكل مهمة على ورقة لاصقة (Sticky Note).
ويمكن أن تجعل كل مهمة بلون، وهذه الألوان مستندة لتصنيف محدد مثل مدى صعوبة أو سهولة المهام، المدة الزمنية اللازمة لإنجازها، موعد التسليم النهائي.
أي تصنيف من اختيارك يمكنه أن يساعدك في زيادة إنتاجيتك في العمل.
اقرأ أيضاً: أفضل طرق إدارة الوقت (من تطوير خبراء وباحثين)
9. قلل عدد الاجتماعات
الاجتماعات لها وقع سيئ على نفوس الموظفين، حيث دائمًا يشكو الأشخاص من كثرة الاجتماعات التي تستهلك الوقت بشكل جنوني سواء مع الفريق أو مع المدراء، لكي تحدد هل الاجتماع مفيد أم لا اسأل الشخص الذي أعلن عن الاجتماع عن الغرض منه، إن كان من الممكن أن يتم الغرض بدون اجتماع فيمكنك أن تعتذر عن الحضور.
تخيل معي يريد رئيسك أن تجتمعوا سويُا لمناقشة أهم المستجدات في مشروع تعمل عليه ضمن فريق. يمكنك أن ترسل لهم أهم المستجدات عبر البريد بدلًا من الاجتماع.
يمكنك أن تتفق على خطوط عريضة مع مدرائك وفريقك، وهي أن تتواصلوا من خلال البريد الإلكتروني، وأن يتم تحديد اجتماع أسبوعي للإطلاع على أي جديد أو تحديث بخصوص شيء معين، وإذا كان هناك أي حالة طارئة عندها يمكنك أن تجتمع معهم.
نصيحة إضافية: لدى جيف بيزوس (الرئيس التنفيذي لشركة Amazon) رأى، أن الاجتماعات التي يزيد عدد أفرادها تكون أقل إنتاجية ومجرد مضيعة للوقت.
لذا هو لديه قاعدة طريفة تقول: الحل للتغلب على مشكلة الاجتماعات غير المجدية هو؛ ألا يتم عقد اجتماع إلا إذا كان المشاركون تكفيهم فطيرتان من البيتزا فقط.
اقرأ أيصاً:
أدوات فعالة ستساعدك على زيادة الانتاجية في العمل
تريللو يساعد على تنظيم كافة مشروعاتك التي تعمل عليها مع فرق مختلفة، تعتبر أداة تريللو من أهم الأدوات التي ستحافظ على إنتاجيتك مع مميزاتها الكثيرة، وسهولة استخدامها.
2. أداة Toggle
يوفر هذه الموقع سلسلة رائعة من الأدوات التي تساعد المستقلين في تتبع المهام لزيادة الإنتاجية، أيضًا أدوات للأشخاص المسوفين الذين يماطلون في أداء مهامهم، وأدوات لإدارة الوقت، وأدوات أخرى لتساعد في أشياء مختلفة مثل إدارة المشروعات.
3. أداة Loom
ماذا لو كانت هناك مهمة تقنية صعبة لفريقك وشرحتها لهم عن طريق رسالة صوتية على تطبيق واتساب وظل الجميع بعدها يتساءل عن بعض التفاصيل الصغيرة هل ستضيع وقتك؟ بالتأكيد نعم. بدلًا من ذلك كان يمكنك أن تشرحها لهم بشكل عملي ليفهموها من المرة الأولى.
كلنا نواجه هذا السيناريو في بيئة العمل فكرة أن تشرح شيئًا لفريق عملك مثل الطريقة الصحيح لأداء مهمة معينة ولكن الشرح النصي لن يكون مفيدًاK وسيظل يتساءل أفراد الفريق عن بعض الاستفسارات المتعلقة بهذه المهام. إذا ما الحل؟
الحل هو هذه الأداة حيث أنها تتيح لك تسجيل مقطع صوت وفيديو على جهازك وأنت تشرح مهمة معينة أو تشرح أي فكرة لفريقك.
كثير من الفرق تحبذ استخدام Loom لفعاليته المثبتة في نقل كل التفاصيل الصعبة المتعلقة بالعمل، بالتالي لن تضيع وقتك بعد الآن في شرح مهام طويلة وصعبة.
للاطلاع على المزيد من التطبيقات والأدوات؛ قم بالرجوع لمقالنا السابق بعنوان: أفضل تطبيقات تنظيم الوقت وزيادة الإنتاجية.
ختامًا لما تناولته:
بالتأكيد أنت تعلم أننا في بيئة عمل متسارعة، وأن اليوم الذي لا تعمل فيه تتراكم فيه الكثير من المهام التي قد يكون من الصعب مواكبتها مع المهام الجديدة غدًا، ونتيجة لذلك كل منا يبحث عن زيادة الإنتاجية في العمل بشكل مستمر، وتذكر في النهاية أن الإنتاجية لا تقاس بالوقت بل بمقدار ما أنجزته فعليًا بكفاءة وإتقان.
مع اتباعك هذه النصائح أعدك بأنك ستكون قادرًا على إنجاز كل المهام بإتقان بدون تضيع لوقتك. والآن أخبرني ما النصيحة التي لفتت انتباهك وتنوي تجربتها؟
مفيد ومهم جزاكم الله خيرا
شكراً لك أخي.
المحتوى قيم جدا
عبارة عن كورس كامل لإدارة الوقت بفاعلية وزيادة الإنتاجية
تلخيصه في مقال أمر رائع جدا.. سلمت أناملك
شكراً لك أحمد
هذه شهادة نعتز بها جداً في الرابحون.