أساسيات إدارة المشاريع (دليلك العملي لنجاح مشروعك)

إدارة المشاريع أو Project Management واحدة من المهارات الهامة التي يجب علينا جميعًا تعلمها، فهي لا تقتصر فقط على إدارة المشاريع العملية في عالم البيزنس بل تمتد إلى حياتنا اليومية.

فتلك المهارة ضرورية لكي نستطيع إدارة الوقت وأن نكون أكثر إنتاجية في عملنا، وأعمق تواصلًا مع الناس من حولنا.

في هذا المقال سوف نتحدث عن أساسيات إدارة المشاريع بشئ من التلخيص، فسنقوم بتعريفها وتوضيح ما هي، ومن ثم سنمر على أهميتها في المجالات المهنية وفي الحياة اليومية لنا كأفراد.

كما أننا سوف نناقش المراحل الخمسة الأساسية لدورة إدارة المشاريع الاحترافية، ونتحدث عن كل مرحلة منهم على حدh، وأخيرًا سوف نختم بالدور الذي يقوم به مدير المشروع Project Manger.

ما تعريف إدارة المشاريع Project Management؟

لفهم ما هي إدارة المشاريع يجب علينا أولًا أن نعرف ما هو المشروع، فهو جهد مؤقت يتم القيام به مرة واحدة، وله متطلبات مُعرفة وجهد مُحدد.

وبهذا يختلف المشروع عن العملية، فمثلًا القيام ببناء تطبيق موبايل لشركة ما هو مشروع، ولكن الصيانة الدورية أو التحديث المستمر هو عملية.

هذه النقطة هامة للغاية لأن أساسيات وقواعد وممارسات إدارة العمليات لا تكون مناسبة مع العمليات الدورية المتكررة.

نستنج مما قلناه أن المشروع له عدد من الخصائص:

• له هدف محدد تم تعريفه.
• له نشاطات ومهمات مُحددة يعتمد عليها الانتهاء منه.
• له مدة زمنية محددة ينتهي بعدها، فالتوقيت الخاص بالمشاريع خطي من البداية إلى النهاية، وليس دائري تكراري.
• يقدم خدمة أو معلومة أو منتج مميز.
• ينطبق عليه نموذج القيود أو Constraints، والذي يتم اختصاره لهذه الحروف (SQCT): وهذه الحروف هي اختصار لاربع كلمات هي؛ المجال Scope والجودة Quality والتكلفة Cost والزمن Time.

بهذا الشكل تكون إدارة المشاريع هي عملية تحقيق والانتهاء من هذه المشاريع من خلال تطبيق الممارسات والاستراتيجيات والأدوات والموارد المطلوبة بما يتوافق مع نتائج المشروع، بالإضافة إلى الموارد المادية والبشرية والزمنية المتاحة.

وبحسب معهد إدارة المشاريع PMI فإن هناك خمس مراحل أساسية لعملية أو دورة حياة إدارة المشاريع، وهي بالترتيب:

1. البدء Initiating.
2. التخطيط Planning.
3. التنفيذ Executing.
4. المراقبة والتحكم Monitoring& Controlling.
5. الانتهاء Closing.

ربما تبدو إدارة المشاريع بهذه الطريقة أمرًا سهلًا أو هينًا، ولكنها ليست كذلك، فهي تتطلب منك كمدير أن تكون حلقة وصل بين جميع أجزاء المشاريع، وأن تكون لديك المعرفة الأساسية لفهم كافة جوانب المشروع خاصة التقنية والمادية منها.

المرونة كذلك تشكل جزءًا كبيرًا من إدارة المشاريع، فعلى أرض الواقع تتغير المعطيات سريعًا، وسيكون دورك حينئذ أن توفق ما بين المشروع وبينها، وهذا من أهم أدوار مدير المشروع.

على سبيل المثال ستجد أن مواردك المادية قد تناقصت، أو المهلة الزمنية لإتمام المشروع قلت لسبب أو لآخر، أو أن مجال المشروع قد تناقص أو ازداد.

ستحتاج لأن تقوم برد فعل إداري على كل هذا من خلال إعادة إعداد الخطة ووضع الأهداف الجديدة والجداول الزمنية وغيرها من الأمور.

من الهام أيضًا أن تتعامل مع مهارة إدارة المشاريع على أنها منهجية أو أسلوب حياة يجب عليك اكتسابه في القريب العاجل.

فهي ستساعدك على تحقيق أهدافك بكفاءة وفعالية أكثر، سواء كانت أهدافك هذه الهجرة إلى بلد آخر أو الحصول على درجة الدكتوراة أو الزواج أو حتى الأهداف الأصغر مثل إعداد نفسك للاختبارات.

المراحل الخمس لإدارة المشاريع

الآن مع أهم جزء في المقال بأكمله، وهو الجزء الذي يختص بمراحل إدارة المشاريع الخمس:

أولًا: مرحلة البدء Initiating

مرحلة البدء هي مرحلة مهمة للغاية في إدارة المشاريع، فمن خلالها تستطيع القيام بتعريف البيزنس أو المشروع الخاص بك بالإضافة إلى عمل تحليل للبيزنس والمشروع، مثل تحليل SWOT.

في هذه المرحلة الأولية والابتدائية يتم رسم الصورة العامة للمشروع الذي تقوم بالبدء فيه، وهذه المرحلة تؤثر بشكل كبير للغاية على باقي مراحل العمل.

عادة ما يتم في هذه الخطة عمل دراسة جدوى وتحديد المجال Scope الخاص بالمشروع، مع تحديد كافة الأطراف المستفيدة أو ذات المصلحة من المشروع.

تكون هذه المرحلة محيرة بعض الشيء لأن مدير المشروع يحتاج إلى تحديد التسليمات بشكل أولي، بالإضافة إلى وضع ملامح الخطة قبل البدء في وضعها والتفكير فيها.

بجانب هذه الأمور يحتاج مدير المشروع إلى تجهيز مخطط للمشروع يحتوي على رؤية وأهداف للمشروع مع حالة عمل Business Case على الأقل مبدئية.

هذه المرحلة تكون مليئة بالتوثيق للعديد من الأمور، على رأسها بالطبع المشروع وكافة الجوانب المتعلقة به من رؤية وأهداف وغيرها.

ومن أكبر تحديات هذه المرحلة تجميع وتكوين فريق العمل الخاص بالمشروع، حيث إن من مهماتك اختيار أفضل العاملين المناسبين لمشروعك وفق ما يقتضيه المشروع.

اقرأ أيضاً: كيفية تكوين فريق عمل ناجح (كيف تختار و تدير فريق العمل)

ثانيًا: مرحلة التخطيط Planning

المرحلة الثانية هي مرحلة التخطيط، وتُعد من أصعب المراحل وأكثرها خطورة على المشروع الخاص بك، وتأخذ جهد كبير للغاية من مدير المشروع لإتمامها.

يقوم مدير المشروع في هذه المرحلة بتقسيم المشروع ككل إلى مهام وأدوار صغيرة ووضع جدول وخطة زمنية لها، ومن ثم توزيعها على الأفراد العاملين بالمشروع.

بالطبع هذه الخطوة تصير أصعب وأصعب مع كون المشاريع كبيرة للغاية ومعقدة، ولكن لحسن الحظ هناك العديد من الاستراتيجيات لفعل هذا، كما أن البرمجيات والتطبيقات المختلفة باتت تسهل هذا الأمر بدرجة كبيرة.

في هذه المرحلة يجب على مدير المشروع أيضًا أن يقوم بتخطيط الأمور المادية والموارد الخاصة بالمشروع، فهو يقوم بمحاولة التوقع أو تحديد ميزانية بالإضافة إلى تجميع الموارد المختلفة التي سيحتاجها.

توقع وتحليل المخاطر هي واحدة من أهم المهام الخاصة بهذه المرحلة من إدارة المشاريع، حيث يقوم مدير المشروع بالبحث عنها وتحليلها، ومحاولة تطوير حلول من أجل منع حدوثها أو على الأقل تقليل أضرارها في حال حدثت.

تتوقف مهارة مدير المشروع على نقطة توقع وتحليل المخاطر هذه، ففي حالة كونه يسبق الأحداث بخطوة سيستطيع تفادي الكثير من المشاكل والعقبات التي عادة ما تكون حاضرة في بيئة أي مشروع.

وكثيرًا ما كانت فطنة مدراء المشاريع في توقع وتحليل المخاطر هي ما ساهم بشكل كبير في إنقاذ المشروع والشركة من مشاكل وأخطار كبيرة، وتحقيق أرباح كبيرة لهم.

أما عن المنهجيات المستخدمة فهناك الكثير منها من الممكن استخدامها في عملية التخطيط ، واختيار واحدة من بينها أمر يعود لمدير المشروع ولطبيعة المشروع نفسها.

اختصارًا؛ هذه المرحلة هي المرحلة الممتلئة بوضع الخطط المختلفة سواء كانت خطط المشروع الكلية، الخطط المالية، خطط الموارد، خطة الجودة، خطة المخاطر، وحتى خطط التواصل، ومن ثم البدء في توزيع المهام على فريق العمل.

اقرأ أيضاً: كيفية تحديد مقر المشروع (7 عوامل لتقرر بذكاء)

ثالثًا: مرحلة التنفيذ Executing

الآن أنت لديك الخطة ولديك توصيف شامل للمهام والجدول الزمني الخاص بالمشروع، وقد قمت بتجميع الفريق وإسناد المهمات إلى أعضائه، حان الآن وقت التنفيذ Execute.

مرحلة التنفيذ Executing واحدة من المراحل الحرجة للغاية في إدارة المشاريع، حيث يحاول مدير المشاريع أن يبقى الأمور سائرة حسب الخطة، أو يعيد بناء الخطة لتناسب المستجدات.

عادة ما يقوم مدير المشروع في هذه الفترة بـ:

• إدارة التواصل بينه وبين أعضاء فريقه، وبين بعضهم البعض.
• إسناد المهمات إلى الفريق، وشرح كل ما يحتاجون لفعله في هذه المهمات من خلال توفير الإرشاد والمتابعة المستمرة وأحيانًا التدريب اللازم.
• مراقبة سير العمل، ومحاولة التدخل عند حدوث أي مشكلة أو التدخل لمنع حدوثها من الأساس.
• إدارة الميزانية الخاصة بالمشروع، ومحاولة الحرص على استخدام الموارد المتاحة حسب الخطة للانتهاء من المشروع في الوقت المحدد وبأفضل جودة ممكنة.
• استخدام الأدوات والتقنيات التي يحتاج إليها حسب منهجية إدارة المشاريع التي يقوم باتباعها.

فمن أكثر صفات مدير المشروع التي تبرز في هذا الوقت هي مهارة القيادة و مهارة التواصل الفعال، وهما اللذان يشكلان حجر الأساس لكافة المهام الخاصة بالتنفيذ.

اقرأ أيضاً: الفرق بين المدير والقائد: كل ما يجب عليك معرفته

رابعًا: مرحلة المراقبة والتحكم Monitoring & Controlling

مرحلة المراقبة والتحكم Monitoring & Controlling هي المرحلة الرابعة لدينا، وتُحتسب في بعض الأحيان ضمن المرحلة الثالثة الخاصة بالتنفيذ Executing.

في هذه المرحلة يتأكد مدير المشروع من أن المشروع يتم بسلاسة، حيث أن تسليمات المشروع جميعها ذات جودة عالية وتُنفذ ضمن الإطار الزمني المحدد لها.

ففي هذه المرحلة يتم إعداد العديد من التقارير بخصوص تطور المشروع والانتهاء من معالم المشروع واحدة تلو الآخرى.

الأمر الهام بخصوص هذه المرحلة أنه يتم تجميع الكثير من البيانات من أجل استخدامها في اتخاذ القرارات فيما بعد أو تعديل الخطة حسب الحاجة.

خامسًا: مرحلة الانتهاء Closing

وأخيرًا جاءت مرحلة الانتهاء، وهي في غالبية الأحيان مرحلة سعيدة للغاية عند مدير المشروع، حيث يرى مجهوده تحول إلى حقيقة على أرض الواقع.

في هذه المرحلة يتم استكمال المشروع والانتهاء منه بشكل كلي، ولكن انتهاء المشروع لا يعني أن دور مدير المشروع قد انتهى.

فهناك العديد من الأمور الهامة التي يجب على مدير المشروع العمل عليها قبل أن تنتهي وظيفته، ويبدأ مرة أخرى في مشروع جديد.

أهم هذه الأمور أو المهام هي تحليل الأداء والكفاءة، فيجب عليك كمدير مشروع أن تقوم بتحليل كفاءة المشروع والعاملين معك وعمليات تنفيذ المهام.

من خلال هذا التخطيط ستستطيع الخروج بالمشاكل التي واجهتك وكيفية تغلبك عليها، والمعوقات الكبيرة التي قللت من الكفاءة بالإضافة إلى الأخطاء التي وقعت فيها لتجنبها في المستقبل.

هناك الكثير من التوثيق يجري في هذه المرحلة، فأنت حرفيًا ستتأكد من توثيقك لكل شيء وتسليمه إلى الجهات المنوطة.

الشيء الأخير الذي ستقوم به هو كتابة التقرير النهائي، والذي يتضمن النجاحات والإخفاقات والدروس التي تم تعلمها والاقتراحات للمستقبل، وهكذا تكون انتهيت أخيرًا.

أهمية إدارة المشاريع

تتوقع الكثير من الشركات والجهات أنه بحلول العام 2027 ستكون معظم الأعمال مبنية على المشروعات، وهذا ما يجعل من إدارة المشروع أمر هام للغاية للمستقبل، ويجعل الطلب على مدراء المشاريع يتزايد بجنون.

هناك خمس إحصائيات ستخبرك كل ما أود قوله، وهي:

1. 57% من المشاريع غير الناجحة يعود سبب فشلها إلى عدم وجود تواصل فعال بين القائمين عليها.
2. 9% في المتوسط من كل دولار يتم إنفاقه من قبل الشركات يتم إهداره سدى بسبب ضعف الأداء التنفيذي للمشاريع وقد يزداد هذا الرقم.
3. بحسب إحصائية أخرى فإن من كل مليار دولار يتم إنفاقه من قبل الشركات في الولايات المتحدة يتم إهدار 122 مليون دولار منه لنفس السبب.
4. 39% من المشاريع تفشل بسبب تغير أولويات المنظمات والشركات.
5. 37% من المشروعات تفشل بسبب تغير أهداف المشاريع.
6. 29% من المشاريع تفشل بسبب عدم تعريف الفرص والمخاطر الخاصة بالمشروع.

تخيل معي إذًا أن كل هذه المشاكل وأكثر من الممكن تخطيها وعلاجها باستخدام الممارسات الصحيحة لإدارة المشاريع Project Management.

وإليك في نقاط أهمية إدارة المشاريع:

1. تحسين التواصل الداخلي بين الأطراف المختلفين للمشروع

يمكن لإدارة المشاريع أن تجعل كل الأطراف على اختلافها ومهما كانت متباعدة على نفس الصفحة من العمل ولديهم نفس الأهداف، فالممارسات الصحيحة تقلل بشكل كبير التعقيد وتزيد الشفافية بينهم والمصداقية.

فعند العمل مثلًا على مشروع فيه أكثر من 50 شخص، سيتحتم أن يبقى هؤلاء الخمسين على تواصل لمعرفة أخر المستجدات والطوارئ وأي تغيرات تحدث في الخطة، وأي خلل في هذا الأمر سيتسبب في أضرار جسيمة تضر بالمشروع وبالشركة.

2. الاستخدام الأمثل للمصادر من مال ووقت وطاقة بشرية

جزء كبير من إدارة المشاريع يقع في التخطيط، ولذا فإن الممارسات الصحيحة تسمح لنا باستغلال الوقت والمال أحسن استغلال، والبقاء ضمن الميزانية المُحددة للمشروع ومواعيد التسليم.

3. اتخاذ قرارات أفضل

تتيح إدارة المشاريع الفهم العميق لطبيعة المشروع وأهدافه والبيئة التي تحاوطه، مما يوفر الكثير من البيانات التي من الممكن استخدامها بفعالية من أجل اتخاذ أفضل القرارات المعتمدة على البيانات.

4. التعلم من الأخطاء وتكرار النجاحات

من أهم فوائد ومميزات إدارة المشاريع هي كونها وسيلة فعالة من أجل التعلم من أي خطأ قد حدث في الماضي ومنع حدوثه، بالإضافة إلى نقل الخبرات والنجاحات إلى الآخرين أو اكتسابها بنفسك كمدير للمشروع لتعيد تكرار نجاح المشروع مرة أخرى.

5. معرفة المخاطر المحتملة حتى المستبعدة منها

التخطيط الجيد يسمح لك بقراءة الموقف بشكل صحيح، ويسمح لك أيضًا بأن تقوم بإعداد الاحترازات اللازمة من أجل التصدي لها، فإدارة المشروعات تتيح لنا توقع غير المتوقع.

لهذه الأسباب وأكثر منها فإن إدارة المشاريع أو التخطيط الجيد للمشاريع يضمن لك الحصول على مشاريع جيدة.

ماذا يفعل مدير المشروع Project Manger؟

بعد كل هذا الحديث عن إدارة المشاريع كان لابد لنا الحديث عن مدير المشروع.

مدير المشروع هو الشخص المسؤول عن كافة مراحل إدارة المشاريع الخمسة التي ذكرناها، وهو الشخص الذي يحرص على تنفيذ المشروع على أكمل وجه ومن ثم تسليمه في الوقت المحدد.

هذا الشخص يكون الممسك بزمام الأمور حينما يتعلق الأمر بإدارة المشروع والتواصل مع كافة الأطراف فيه، كما أنه الشخص الذي يحول رؤية الشركة إلى حقيقة على أرض الواقع.

يقوم مدير المشروع بالعديد من المهام، بحيث تكون لديه مهام يومية قصيرة المدى يجب عليه القيام بها، ومهام أخرى يمكن القول عنها أنها شاملة أو طويلة المدى يقوم بها على مدار المشروع، مثل:

1. التخطيط للمشروع وفقًا لأهداف ورؤية الشركة

فمدير المشروع يكون المسؤول عن تحديد مجال المشروع والعمل مع كل أصحاب المصلحة لكي يخرج المشروع في أفضل صورة ممكنة باستخدام الموارد المتاحة.

بالإضافة إلى ذلك يحرص مدير المشروع أيضًا على أن يتأكد من أن المشروع ومساره يتفقان مع الرؤية الإستراتيجية الشاملة الخاصة بالشركة ويحقق أهدافها.

2. توفير الموارد للمشروع ووضع الميزانية بفاعلية

يتولى مدير المشروع كل الجوانب المالية الخاصة بالمشروع لكونه الشخص الأكثر دراية ومعرفة بها، وهو يحرص على عدم فشل المشروع لأي سبب من الأسباب المالية والاقتصادية المتعلقة بالمصادر والميزانية.

فمثلًا 26% من المشاريع تفشل بسبب نقطة الموارد هذه، منها 21%بسبب قلة أو محدودية الموارد، بينما 18% منها تفشل بسبب التنبؤ الخاطئ بموارد المشروع، وهذا بحسب تقرير معهد إدارة المشاريع الخاص بالعام 2018.

3. الاهتمام بكل التفاصيل الإدارية الخاصة بالمشروع

هذا الأمر بديهي للغاية، ولكن النقطة هنا تكمن في ضرورة الإدارة الرشيدة للمشروع حتى عندما تسلك الأمور مسلكًا خطيرًا أو سيئًا، فالإدارة أساسها التعامل مع المشاكل والأزمات، فالخطط عادة ما تفشل بشكل كبير.

فكل الأحلام الخاصة بأن مع التخطيط الجيد كل شيء سيسير على ما يرام، هو مجرد أوهام، وفي الحقيقة إدارة المشاريع هي سلسلة طويلة من التعامل مع الأزمات والمشاكل والحرص على عدم إفشالها للمشروع.

4. تحسين وتحفيز الجانب البشري الخاص بالمشروع

كمدير مشروع يعمل تحتك الكثير من الأشخاص من مختلف المجالات والتخصصات، وكل واحد منهم مختلف تمامًا عن الآخر، ووظيفتك أن تقوم بجعلهم يعملون مع بعضهم البعض بتمازج وانسجام، كما أن عليك إخراج أفضل ما لدى فريقك، وأن تحفزهم كل بطريقته الخاصة ليكون أكثر سعادة وإنتاجية.

بالطبع ليست هذه كل الأدوار، ولكنها الأساسية منها، وعلى الجانب الآخر فإن مدير المشروع يقوم بالكثير من الأمور على نطاق يومي.

مثل: إجراء الاجتماعات، تسليم العشرات من التقارير، تحديث خطة المشروع، أخذ ومعالجة المراجعات الخاصة بالفريق، وغيرها من عشرات المهام الأخرى.

الخلاصة

لا غنى بأي شكل من الأشكال عن إدارة المشاريع في عصرنا الحالي، فيمكننا وصفها بأنها الطرق شبه السحرية التي تضمن نجاح المشروع وتحقيقه للأهداف المطلوبة منه.

لهذا السبب فإن هناك طلب كبير للغاية على مدراء المشاريع، ويتوقع الخبراء أن يزداد هذا الطلب كثيرًا في السنوات القادمة.

تتكون إدارة المشاريع من خمس مراحل أساسية، هي:

1. البدء
   
2. التخطيط
   
3. التنفيذ
   
4. المراقبة والتحكم
   
5. الانتهاء
   

يقوم بهذه المراحل بأكملها مدير المشروع، بالإضافة إلى العشرات من المهام الأخرى الجانبية المتعلقة بهذه المراحل.

هذه المهارة -إدارة المشاريع- هامة للغاية ويجب أن يكتسبها كل شخص حتى وإن لم يعمل كمدير مشروع Project Manger.

فهي قادرة على مساعدتنا في تحقيق أهدافنا الشخصية على اختلافها، سواء كانت هذه الأهداف الحصول على درجات عالية في الامتحانات أو جمع الأموال للزواج أو غيرها.

لذا أحثك بشدة على أن تقوم بتعلم هذه المهارات بشكل فعال، وأن تبدأ في تطبيقها في حياتك لتصبح النسخة الأفضل منك.

وإذا كان لديك أي أسئلة بخصوص إدارة المشاريع Project Management فبإمكانك أن تقوم بسؤالنا في التعليقات وسنرد عليك في أسرع وقت.